Faktura korygująca jest dokumentem, który służy do wprowadzenia zmian w już wystawionej fakturze, szczególnie w sytuacjach, gdy następuje zmiana wartości sprzedaży, ilości towaru lub usług. W przedstawionym przypadku, klient zredukował zamówienie z 500 do 400 sztuk teczek reklamowych, co wymaga skorygowania pierwotnej faktury VAT. Druga faktura, czyli faktura korygująca, umożliwia prawidłowe odzwierciedlenie tej zmiany w dokumentacji podatkowej oraz księgowej. Zastosowanie faktury korygującej jest zgodne z przepisami prawa podatkowego, które wymagają, aby wszelkie zmiany dotyczące transakcji były potwierdzone odpowiednim dokumentem. Na przykład, jeśli agencja wystawi fakturę korygującą, zmniejszy wartość sprzedaży oraz wykaże zmniejszenie VAT-u do zapłaty przez klienta, co z kolei będzie miało wpływ na rozliczenia podatkowe obu stron. Warto również pamiętać, że faktura korygująca powinna zawierać numer oryginalnej faktury oraz wskazanie przyczyny korekty, co jest istotnym elementem dla celów ewidencyjnych oraz audytowych.
Wybór faktury zaliczkowej w tej sytuacji jest niewłaściwy, ponieważ ten dokument jest stosowany jedynie w przypadku, gdy transakcja dotyczy zaliczki na przyszłe usługi lub dostawy, a nie w sytuacji, gdy realizacja zamówienia została już częściowo dokonana. W przypadku obniżenia zamówienia, nie jest to sytuacja, w której zaliczka miałaby być na nowo rozliczana. Faktura pro-forma to dokument, który jest często wykorzystywany do przedstawienia dla klienta oferty handlowej lub wstępnego rozrachunku, ale nie jest dokumentem księgowym i nie ma mocy prawnej w kontekście późniejszego rozliczenia transakcji. W sytuacji, gdy zachodzi konieczność korekty już wystawionej faktury, faktura pro-forma nie jest w stanie spełnić tej funkcji, ponieważ nie koryguje ona danych w systemach księgowych ani nie wpływa na zobowiązania podatkowe. Przykłady zastosowania faktur pro-forma w praktyce obejmują oferty sprzedaży, które nie są bezpośrednio związane z już zamkniętymi transakcjami. Ponadto, nota korygująca, mimo że może wydawać się podobna do faktury korygującej, nie jest odpowiednia dla obniżenia wartości sprzedaży w kontekście VAT, ponieważ jest to dokument, który stosuje się głównie w przypadkach wewnętrznych rozliczeń pomiędzy stronami, a nie w kontekście formalnego korygowania faktury VAT w systemach księgowych. W związku z tym, użycie noty korygującej w tym przypadku wprowadziłoby zamieszanie w dokumentacji i mogłoby prowadzić do błędów w rozliczeniu podatkowym.