Agencja reklamowa wystawiła fakturę VAT dla klienta, potwierdzając sprzedaż 500 sztuk teczek reklamowych. Po zrealizowaniu transakcji klient postanowił zmniejszyć zamówienie do 400 sztuk. Jaki dokument powinna wystawić agencja, aby poprawnie uaktualnić dane?
Faktura korygująca to coś w rodzaju poprawki do już wystawionej faktury. Używamy jej, kiedy trzeba coś zmienić, na przykład, gdy zmienia się wartość sprzedaży lub ilość zamówionych towarów. W Twoim przypadku klient zmniejszył zamówienie z 500 do 400 teczek. To oznacza, że musimy skorygować oryginalną fakturę VAT. Dzięki fakturze korygującej możemy to wszystko dobrze odzwierciedlić w dokumentach księgowych i podatkowych. I to jest ważne, bo przepisy mówią, że wszelkie zmiany muszą być odpowiednio udokumentowane. Jak agencja wystawi korektę, to zmniejszy wartość sprzedaży i również zmniejszy VAT, który klient musi zapłacić. Pamiętaj też, że w fakturze korygującej powinien być numer oryginalnej faktury i powód korekty. To ważne dla ewidencji i audytów.
Wybór faktury zaliczkowej w tej sytuacji to nie najlepszy pomysł. Tego dokumentu używamy tylko, gdy mowa o zaliczce na usługi lub dostawy, a tutaj już część zamówienia została zrealizowana. Zmniejszenie zamówienia nie wymaga nowego rozliczania zaliczki. Faktura pro-forma jest bardziej ofertą handlową, a nie dokumentem księgowym, więc nie będzie miała żadnej mocy prawnej przy rozliczaniu. Jeśli chcesz poprawić już wystawioną fakturę, to pro-forma się nie sprawdzi, bo nie koryguje danych w systemach księgowych ani nie wpływa na podatki. Często używa się faktur pro-forma w kontekście ofert sprzedaży, które nie mają związku z zamkniętymi transakcjami. Nota korygująca, mimo że wygląda jak faktura korygująca, nie nadaje się do obniżania wartości w VAT, bo to dokument wykorzystywany przy wewnętrznych rozliczeniach, a nie przy formalnej korekcie VAT. Użycie noty korygującej w tym wypadku może namieszać w dokumentach i prowadzić do błędów podatkowych.