Arkusz kalkulacyjny to jedno z najważniejszych narzędzi biurowych, które naprawdę każdy powinien opanować chociażby w podstawowym zakresie. W mojej opinii, to właśnie programy typu Excel czy Google Sheets są dziś absolutnym standardem jeśli chodzi o tworzenie i edycję prostych baz danych oraz analizę danych. Arkusz kalkulacyjny pozwala na szybkie wprowadzanie, sortowanie i filtrowanie informacji – na przykład listę uczniów, produktów czy wyników sprzedaży można zorganizować w kilka minut. Co więcej, dzięki funkcjom takim jak tabele przestawne, wykresy czy narzędzia do wyszukiwania i grupowania danych, użytkownik może analizować zebrane informacje na różne sposoby, wyciągać wnioski i tworzyć raporty. Nie trzeba znać zaawansowanych języków programowania ani tajników relacyjnych baz danych, by rozpocząć pracę z arkuszem. Z mojego doświadczenia wynika, że nawet w mniejszych firmach czy szkołach to właśnie taka forma przechowywania i przetwarzania danych jest najczęstsza. Branżowe dobre praktyki często polecają zacząć właśnie od arkuszy zanim sięgnie się po bardziej zaawansowane rozwiązania, bo daje to solidne podstawy do zrozumienia relacji i operacji na danych. Jeśli chodzi o analizę prostych baz danych, to arkusz kalkulacyjny jest niezastąpiony, bo łączy prostotę obsługi z szerokimi możliwościami – wystarczy podstawowa znajomość funkcji takich jak SUMA, ŚREDNIA czy JEŻELI i można już naprawdę sporo osiągnąć. W praktyce niemal każdy pracownik biurowy, analityk czy nauczyciel korzysta z takich narzędzi codziennie.
Często można się spotkać z przekonaniem, że do pracy z bazami danych nadają się różne programy, które de facto służą zupełnie innym celom. Przykładowo, programy do prezentacji multimedialnych (na przykład PowerPoint czy Prezi) skupiają się na wizualizacji treści i przekazywaniu informacji w ciekawy sposób podczas wystąpień, ale nie są w ogóle przystosowane do przechowywania, edycji czy analizowania danych w sensie tabelarycznym. Zdarza się, że ktoś próbuje upychać dane w slajdach, ale to, szczerze mówiąc, kompletnie mija się z celem – łatwo wtedy o bałagan, brak automatyzacji i trudności z analizą. Jeżeli chodzi natomiast o programy do grafiki wektorowej (np. CorelDRAW lub Adobe Illustrator), to ich domeną jest projektowanie elementów graficznych – logo, plakaty, ilustracje techniczne czy schematy. Te programy oferują precyzyjne narzędzia do rysowania, ale nie mają funkcji do zarządzania danymi liczbowymi czy tekstowymi w tabelach, a już tym bardziej do ich analizy czy filtrowania. Program do składu publikacji (np. Adobe InDesign) służy z kolei do tworzenia profesjonalnych publikacji drukowanych lub cyfrowych – gazet, książek czy folderów reklamowych. Owszem, można tam wstawić tabelę, ale to tylko element graficzny – nie ma możliwości prostego sortowania, filtrowania czy liczenia wartości, jak w arkuszu kalkulacyjnym. Typowym błędem myślowym jest mylenie narzędzi biurowych i kreatywnych – to tak jakby próbować napisać dokument tekstowy w edytorze zdjęć – technicznie może się coś uda, ale będzie to niewygodne i nieefektywne. Do tworzenia i analizy prostych baz danych, szczególnie w środowiskach biurowych, edukacyjnych czy domowych, arkusz kalkulacyjny jest rozwiązaniem zalecanym przez większość specjalistów. Pozwala nie tylko na bezpośrednią edycję danych, ale także na szybkie ich przetwarzanie, co jest zgodne ze współczesnymi standardami pracy z informacją. Warto pamiętać, żeby zawsze sięgać po narzędzie dopasowane do konkretnego zadania – inaczej stracimy tylko czas i nerwy.