Faktura korygująca jest dokumentem, który ma na celu skorygowanie błędów zawartych w pierwotnie wystawionej fakturze. Należy ją wystawić w przypadku stwierdzenia pomyłek, takich jak błędne dane sprzedawcy, nabywcy, błędne kwoty czy błędne opisy towarów lub usług. Przykładowo, jeśli na fakturze występuje błędna cena, która wpływa na kwotę do zapłaty, wystawienie faktury korygującej pozwala na jej poprawienie i zapewnienie zgodności z rzeczywistością. Faktura korygująca powinna zawierać odniesienie do faktury pierwotnej oraz szczegóły dotyczące wprowadzonych zmian. Warto zaznaczyć, że każda firma powinna mieć jasno określone procedury związane z wystawianiem dokumentów korygujących, co jest zgodne z dobrymi praktykami w obszarze rachunkowości oraz zarządzania dokumentacją. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla utrzymania przejrzystości i zgodności dokumentacji finansowej.
Błędne podejście do tego zagadnienia często wynika z nieporozumienia dotyczącego funkcji poszczególnych dokumentów w procesie sprzedaży. Nota korygująca, choć może być używana do wprowadzania korekt, w rzeczywistości jest przeznaczona do sytuacji związanych z reklamacjami lub zwrotami towarów, a nie do korygowania błędów w fakturach. Zastosowanie noty korygującej w przypadku błędów na fakturze prowadzi do naruszenia przepisów prawa dotyczących dokumentacji księgowej. Rachunek oraz rachunek uproszczony są to z kolei dokumenty, które pełnią inną funkcję, nie służą do korygowania błędów na fakturach, lecz są stosowane w mniej formalnych transakcjach, gdzie nie ma obowiązku wystawiania pełnych faktur VAT. Wybór niewłaściwego dokumentu do korekty może prowadzić do problemów z kontrolami podatkowymi oraz nieporozumień w relacjach z klientami. Ważne jest, aby przed podjęciem decyzji o wystawieniu dokumentu, dokładnie zrozumieć, jakie błędy wystąpiły oraz jakie narzędzia są dostępne do ich skorygowania, aby uniknąć niezgodności i potencjalnych konsekwencji prawnych.
