Faktycznie, od 1 stycznia 2013 roku na fakturach nie trzeba już umieszczać oznaczeń „oryginał” i „kopia”. Przed tą datą było to wymagane – jedna wersja dokumentu miała trafiać do nabywcy, druga do sprzedawcy, każda z tym technicznym podpisaniem. Zmiana wynikała z nowelizacji przepisów o VAT, które dążyły do uproszczenia oraz dostosowania polskich regulacji do prawa unijnego. Teraz wystarczy wystawić fakturę i przekazać ją nabywcy – nie musisz się już przejmować, czy to kopia czy oryginał. W praktyce w firmach druk czy przesyłanie elektroniczne faktur stało się o wiele prostsze, bo nie trzeba rozdzielać dokumentów ani ich oznaczać. Takie uproszczenie skraca czas pracy i zmniejsza ryzyko pomyłek, zwłaszcza gdy wystawia się duże ilości faktur. W branży widzę, że firmy szybko się do tego przyzwyczaiły – nawet jak ktoś czasem dla własnego porządku oznacza wersje faktury, to już jest wewnętrzna sprawa, nie wymóg prawa. Co ważne, pozostałe dane – jak kwoty, dane stron czy daty – są dalej obowiązkowe; bez nich faktura uznana byłaby za wadliwą. Moim zdaniem, ta zmiana okazała się superpraktyczna, bo pozwoliła bardziej skupić się na prawidłowej treści faktury niż na formalnościach.
Wszystkie z wymienionych elementów poza oznaczeniem „oryginał” i „kopia” nadal pozostają wymagane na fakturze zgodnie z polskimi przepisami o VAT. Jeśli ktoś uzna, że daty sprzedaży nie trzeba wykazywać, to niestety jest w błędzie, bo bez tej daty nie można prawidłowo rozliczyć podatku, a urząd skarbowy zawsze zwraca na to uwagę. W przypadku kwoty podatku – to jest kluczowa informacja na fakturze, bo to właśnie na jej podstawie rozlicza się VAT. Zdarza się, że osoby uczące się tematu mylą to z przypadkami faktur zwolnionych z VAT, ale nawet wtedy musi być stosowna adnotacja, a nie pominięcie pola. Dane nabywcy i sprzedawcy to absolutna podstawa, bo bez nich nie da się w ogóle zidentyfikować, kto był stroną transakcji – brak tych danych praktycznie dyskwalifikuje dokument jako fakturę. Wielu osobom wydaje się, że zmiany w przepisach zwalniają z obowiązku podawania niektórych danych, ale tak naprawdę uproszczenie dotyczyło wyłącznie formalności związanych z oznaczaniem wersji dokumentu. Z doświadczenia wiem, że największym błędem jest mylenie przemian w przepisach z likwidacją podstawowych wymogów, jak właśnie data, kwota czy dane stron. Prawidłowa faktura to taka, która jednoznacznie pozwala zidentyfikować przedmiot transakcji, jej wartość, strony oraz terminy. Pomijanie tych informacji grozi problemami zarówno podczas rozliczeń, jak i kontroli podatkowej. W praktyce, po 2013 roku, firmy powinny zwrócić jeszcze większą uwagę na kompletność i poprawność danych merytorycznych na fakturze, bo to one mają faktyczne znaczenie przy ewidencji i rozliczeniach – a oznaczenia „oryginał” i „kopia” odeszły po prostu do lamusa.