Kosztorys dodatkowy jest sporządzany dla robót, które nie były uwzględnione w pierwotnej wycenie. W praktyce budowlanej, każda zmiana w zakresie robót, czy to wynikająca z nieprzewidzianych okoliczności, czy z dodatkowych wymagań inwestora, powinna być odpowiednio udokumentowana i oszacowana. Kosztorys dodatkowy jest niezbędnym narzędziem do zaprezentowania kosztów tych dodatkowych robót, co umożliwia inwestorowi podjęcie decyzji o ich realizacji. Przykładem może być sytuacja, w której podczas budowy odkryte zostaną nieprzewidziane problemy z gruntem, takie jak konieczność wykopania dodatkowych fundamentów. W takich przypadkach niezbędne jest sporządzenie kosztorysu dodatkowego, aby oszacować dodatkowe wydatki i czas realizacji. Praktyka ta jest zgodna z normami branżowymi, takimi jak PN-ISO 10006:2018, które zalecają szczegółowe dokumentowanie i analizowanie wszelkich zmian w projekcie. Efektywne korzystanie z kosztorysów dodatkowych pozwala na lepsze zarządzanie budżetem oraz czasem, co jest kluczowe w każdej inwestycji budowlanej.
Odpowiedzi inwestorski, zamienny oraz powykonawczy, mimo że mogą wydawać się odpowiednie w niektórych kontekstach, nie są właściwe w odniesieniu do kosztorysu dla robót, które nie zostały ujęte wcześniej w wycenie. Kosztorys inwestorski służy do oszacowania całkowitych kosztów inwestycji na etapie planowania i zazwyczaj obejmuje wszystkie przewidywane prace. Jeśli jednak dodatkowe prace są konieczne, to kosztorys inwestorski nie będzie najlepszym narzędziem do ich udokumentowania, ponieważ nie skupia się na zmianach w trakcie realizacji projektu. Kosztorys zamienny odnosi się do sytuacji, w których zmienia się zakres robót, ale to również nie obejmuje dodatkowych prac, które nie były pierwotnie planowane. Kosztorys powykonawczy zaś, jak sama nazwa wskazuje, jest tworzony po zakończeniu projektu, aby podsumować rzeczywiste koszty poniesione w trakcie realizacji. Zatem, pomylenie tych terminów może prowadzić do nieefektywnego zarządzania budżetem i opóźnień w realizacji projektu. Kluczowym błędem myślowym jest nieuznawanie odrębności kosztorysu dodatkowego jako narzędzia do zarządzania nieprzewidzianymi sytuacjami, co może prowadzić do poważnych komplikacji w trakcie realizacji inwestycji.