Kosztorys inwestorski jest kluczowym dokumentem, który zamawiający sporządza w celu oszacowania kosztów związanych z realizacją robót budowlanych. Jego głównym celem jest dostarczenie informacji o przewidywanych wydatkach, co umożliwia efektywne planowanie budżetu oraz podejmowanie świadomych decyzji finansowych. Kosztorys inwestorski powinien uwzględniać wszystkie istotne elementy, takie jak koszty materiałów, robocizny, wynajmu sprzętu oraz dodatkowych wydatków związanych z realizacją projektu. Przykładowo, w przypadku budowy nowego obiektu, kosztorys inwestorski pozwala na określenie całkowitych kosztów budowy, co jest niezbędne do uzyskania finansowania, a także może posłużyć jako punkt odniesienia do późniejszych rozliczeń. W branży budowlanej standardem jest stosowanie norm kosztorysowych, takich jak Katalogi Nakładów Rzeczowych, które pomagają w precyzyjnym ustaleniu kosztów. Ponadto, odpowiednio sporządzony kosztorys inwestorski stanowi podstawę do oceny opłacalności inwestycji oraz służy jako materiał porównawczy w procesie wyboru wykonawcy.
Wybór niewłaściwego rodzaju kosztorysu może prowadzić do wielu problemów związanych z oszacowaniem kosztów robót budowlanych. Kosztorys dodatkowy, mimo że może być użyteczny w niektórych sytuacjach, nie jest odpowiedni do wstępnej oceny wydatków. Zazwyczaj jest on sporządzany w trakcie realizacji projektu w celu uchwycenia zmian w zakresie robót, a więc nie dostarcza on zamawiającemu pełnego obrazu niezbędnych kosztów przed rozpoczęciem inwestycji. Kosztorys ofertowy, mimo że zawiera szczegóły dotyczące ofert wykonawców, również nie spełnia roli kosztorysu inwestorskiego, ponieważ jego celem jest przede wszystkim przedstawienie cen na konkretne prace, a nie ogólne oszacowanie kosztów inwestycji. Natomiast kosztorys powykonawczy, sporządzany po zakończeniu robót, dostarcza informacji o rzeczywistych wydatkach i nie jest przydatny w fazie planowania. W praktyce, błędna interpretacja funkcji tych różnych rodzajów kosztorysów może prowadzić do zaniżenia lub zawyżenia przewidywanych kosztów projektu, co z kolei może skutkować problemami finansowymi i opóźnieniami w realizacji budowy. Umiejętność przygotowania właściwego kosztorysu jest kluczowa dla sukcesu każdego projektu budowlanego, dlatego ważne jest, aby zamawiający zdawali sobie sprawę z różnic pomiędzy poszczególnymi typami kosztorysów oraz ich odpowiednich zastosowań.