Katalogi nakładów rzeczowych odgrywają kluczową rolę w procesie ustalania ilości robót, ponieważ dostarczają szczegółowych informacji na temat materiałów, narzędzi i robocizny potrzebnej do wykonania określonych zadań budowlanych. Ustalając ilości robót, wykonawca może precyzyjnie oszacować koszty, co jest niezbędne do przygotowania oferty oraz planowania budżetu. Przykładowo, w przypadku budowy obiektu, katalogi te mogą wskazać, ile metrów sześciennych betonu będzie potrzebnych na fundamenty, jakie ilości stali zbrojeniowej będą konieczne oraz jaką liczbę roboczogodzin trzeba zaplanować dla zespołu budowlanego. W praktyce, korzystanie z katalogów nakładów rzeczowych pomaga również w kontroli kosztów i monitorowaniu postępu prac, a także w późniejszym etapie, przy sporządzaniu dokumentacji powykonawczej. Zgodnie z dobrymi praktykami w branży budowlanej, stosowanie tych katalogów stanowi fundament dla precyzyjnej wyceny i efektywnego zarządzania projektem budowlanym.
Katalogi nakładów rzeczowych są narzędziem, które w istotny sposób wspierają proces zarządzania projektami budowlanymi, jednak nie można ich mylić z obmiarami robót, projektami organizacji robót czy opracowywaniem cenników. Wykonanie obmiaru robót opiera się na fizycznym zmierzeniu wykonanych prac i zastosowanych materiałów, a nie tylko na danych z katalogów. Często dochodzi do sytuacji, w której wykonawcy mylnie zakładają, że katalogi same w sobie mogą stanowić wystarczający fundament dla obmiaru. W rzeczywistości, obmiar robót wymaga precyzyjnych pomiarów oraz porównania ich z rzeczywistym stanem prac, co jest zadaniem odrębnym. Również w przypadku projektowania organizacji robót, katalogi nie zastępują analizy logistycznej, harmonogramowania zadań ani koordynacji między różnymi zespołami. Gdy chodzi o opracowywanie cenników robót budowlanych, katalogi mogą służyć jako źródło informacji, ale nie mogą one jednoznacznie określać cen, ponieważ te zależą od wielu dodatkowych czynników, takich jak lokalizacja, dostępność materiałów i specyfika danego projektu. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla skutecznego zarządzania procesem budowlanym i unikania typowych błędów, które mogą prowadzić do nieporozumień oraz zwiększenia kosztów realizacji projektu.