Kosztorys inwestorski sporządza się na etapie projektu technicznego, ponieważ w tym momencie dostępne są już szczegółowe informacje na temat zakresu robót, technologii oraz materiałów, które będą używane w trakcie realizacji inwestycji. Sporządzenie kosztorysu w tym etapie umożliwia oszacowanie rzeczywistych kosztów, co jest niezbędne do uzyskania finansowania oraz do planowania budżetu projektu. Przykładem zastosowania kosztorysu inwestorskiego jest przygotowanie oferty dla inwestora, która uwzględnia szczegółowe dane dotyczące kosztów wykonania poszczególnych elementów budowy, takich jak prace ziemne, konstrukcyjne czy instalacyjne. Dzięki temu inwestor ma możliwość oceny opłacalności projektu oraz porównania ofert różnych wykonawców. Dobre praktyki branżowe zalecają, aby kosztorys był zgodny z obowiązującymi normami, takimi jak KNR (Katalog Norm Rzeczowych) czy kosztorysy ofertowe, co zapewnia rzetelność i transparentność wyceny.
Sporządzanie kosztorysu na etapie przetargu na roboty budowlane jest błędne, ponieważ na tym etapie nie dysponujemy jeszcze wystarczającymi danymi technicznymi, które są niezbędne do precyzyjnego oszacowania kosztów. W przetargu często bazuje się na ogólnych założeniach i wytycznych, co może prowadzić do niedoszacowania lub przeszacowania kosztów, a także do nieporozumień w komunikacji między inwestorem a wykonawcą. Z kolei etap wykonawstwa robót budowlanych to moment, w którym koszty mogą ulegać znacznym zmianom w wyniku nieprzewidzianych okoliczności, takich jak zmiany w projekcie czy warunkach na placu budowy. Sporządzanie kosztorysu w tym czasie może być nieefektywne i prowadzić do trudności w zarządzaniu budżetem. Etap koncepcji programowej inwestycji również nie jest odpowiedni do sporządzania kosztorysu, ponieważ koncepcja ta jest na ogół wstępnym zarysem projektu, który nie dostarcza dostatecznej ilości informacji technicznych. Właściwe podejście do kosztorysowania polega na jego realizacji na etapie projektu technicznego, gdzie dokładność i kompletność informacji są kluczowe dla wiarygodności oszacowania kosztów i dalszego zarządzania finansami inwestycji.