Kosztorys inwestorski sporządza się na podstawie założeń wyjściowych do kosztorysowania, które stanowią fundament każdej analizy kosztów związanych z realizacją inwestycji budowlanej. Te założenia obejmują m.in. szczegółowe dane dotyczące zakresu prac, rodzaju materiałów oraz technologii, które będą używane w projekcie. Dzięki tym informacjom, kosztorysant ma możliwość prawidłowego oszacowania kosztów budowy, uwzględniając zarówno wydatki na materiały, jak i robociznę. W praktyce, założenia wyjściowe mogą być dostarczane przez inwestora, projektanta lub wykonawcę, a ich precyzyjność znacznie wpływa na jakość i dokładność sporządzanego kosztorysu. Dobre praktyki w zakresie kosztorysowania wskazują, że dokładne i realistyczne założenia wyjściowe są kluczowe dla sukcesu projektu, ponieważ pozwalają na uniknięcie nieprzewidzianych wydatków oraz problemów w realizacji. W kontekście standardów branżowych, normy takie jak PN-ISO 10 006:2004 podkreślają znaczenie tych założeń w procesie planowania i zarządzania kosztami.
Kosztorysy inwestorskie, aby były skuteczne, powinny bazować na solidnych podstawach. Wybór błędnych źródeł danych, takich jak książki obmiaru czy protokoły odbioru końcowego, często prowadzi do niedokładności w oszacowaniach. Książki obmiaru, które zawierają dane dotyczące pomiarów i obliczeń objętości, mogą być pomocne, ale nie są wystarczające, by określić pełne koszty inwestycji. Oparcie się wyłącznie na tych danych może prowadzić do pomijania istotnych kosztów związanych z materiałami, robocizną i innymi wydatkami. Protokół odbioru końcowego jest dokumentem potwierdzającym zakończenie prac budowlanych, ale nie dostarcza informacji niezbędnych do wstępnego oszacowania kosztów, ponieważ jest używany na etapie końcowym projektu. Z kolei dane zawarte w ogłoszeniu przetargowym, mimo że mogą zawierać istotne informacje, nie obejmują szczegółowych założeń projektowych. Często skupiają się one na zachęceniu wykonawców do składania ofert, a nie na dostarczeniu wszystkich niezbędnych informacji, które są kluczowe dla precyzyjnego kosztorysowania. Dlatego, korzystanie z tych źródeł w celu sporządzenia kosztorysu inwestorskiego może prowadzić do typowych pułapek, takich jak niedoszacowanie kosztów, co w rezultacie może skutkować problemami w realizacji projektu oraz przekroczeniem budżetu.