Przedmiar robót jest kluczowym dokumentem w procesie przygotowania kosztorysu inwestorskiego, ponieważ zawiera szczegółowy wykaz wszystkich prac budowlanych oraz materiałów potrzebnych do realizacji inwestycji. Sporządzony na jego podstawie kosztorys pozwala na precyzyjne oszacowanie kosztów oraz ułatwia planowanie budżetu projektu. W praktyce przedmiar robót jest opracowywany przez specjalistów z zakresu kosztorysowania, którzy na podstawie dokumentacji projektowej i specyfikacji technicznych identyfikują wszystkie elementy prac budowlanych. Na przykład, jeśli projekt przewiduje budowę nowego budynku, przedmiar będzie zawierał szczegółowe informacje dotyczące fundamentów, ścian, dachu oraz instalacji, co umożliwia wykonanie precyzyjnych kalkulacji. Praktyka ta jest zgodna z normami branżowymi, takimi jak PN-ISO 10668, które podkreślają znaczenie dokładności w szacowaniu kosztów.
Kosztorys inwestorski, kluczowy w procesie zarządzania projektami budowlanymi, wymaga precyzyjnego podejścia do sporządzania dokumentacji. Protokół konieczności, choć istotny w kontekście uzasadnienia potrzeby realizacji inwestycji, nie jest podstawą do sporządzania kosztorysu. Jego rolą jest wskazanie, dlaczego dana inwestycja jest niezbędna, jednak nie dostarcza szczegółowych danych o kosztach poszczególnych prac. Obmiar robót również nie jest bezpośrednią podstawą dla kosztorysu inwestorskiego. Obmiar odnosi się do pomiarów rzeczywiście wykonanych robót i ma na celu ocenę postępu prac, co sprawia, że jest narzędziem bardziej operacyjnym niż planistycznym. W przypadku protokołu odbioru robót, jego funkcja polega na formalnym potwierdzeniu zakończenia prac i ich odbioru, co także nie ma zastosowania na etapie tworzenia kosztorysu. Wszelkie te dokumenty, mimo że pełnią istotne funkcje w procesie budowlanym, nie zastępują potrzebnych szczegółowych kalkulacji zawartych w przedmiarze robót, który jest niezbędny do dokładnego oszacowania kosztów. Zrozumienie różnicy między tymi dokumentami jest kluczowe dla efektywnego zarządzania projektami budowlanymi oraz unikania typowych błędów, takich jak mylenie ról dokumentów w fazie planowania i realizacji inwestycji.