Kosztorys powykonawczy sporządza się na podstawie obmiaru wykonanych robót, ponieważ jest to dokument, który dokładnie odzwierciedla rzeczywisty zakres wykonywanych prac oraz ich koszty. Obmiar robót polega na dokładnym pomiarze i wycenie wszystkich wykonanych prac budowlanych, co zapewnia rzetelność oraz przejrzystość w procesie rozliczeń. Przykładowo, w przypadku budowy obiektu mieszkalnego, wykonawca dokonuje pomiarów wszystkich elementów, takich jak ściany, stropy czy instalacje, a następnie na tej podstawie sporządza dokładny kosztorys powykonawczy. Zgodnie ze standardami branżowymi, takim jak norma PN-ISO 10006:2018 dotycząca zarządzania jakością w projektach, obmiar robót powinien być dokładny i oparty na rzeczywistych danych, co pozwala na unikanie nieporozumień między wykonawcą a inwestorem. Dobrze przygotowany kosztorys powykonawczy jest kluczowy dla efektywnego zarządzania finansami projektu oraz stanowi podstawę do sporządzania raportów końcowych i rozliczeń z zamawiającym.
Kosztorys inwestorski, projekt wykonawczy oraz przedmiar robót, mimo że są ważnymi dokumentami w procesie budowlanym, nie są podstawą do sporządzania kosztorysu powykonawczego. Kosztorys inwestorski ma na celu oszacowanie kosztów inwestycji przed jej rozpoczęciem, bazując na przewidywanych kosztach materiałów, robocizny oraz innych wydatków, co czyni go narzędziem do planowania budżetu. Jednakże, na etapie powykonawczym nie jest on odpowiedni, ponieważ nie odzwierciedla rzeczywistych kosztów, które mogły ulec zmianie w trakcie realizacji projektu. Projekt wykonawczy opisuje sposób realizacji inwestycji i może zawierać specyfikacje, ale nie zawiera rzeczywistych danych dotyczących wykonania prac, które są niezbędne do rzetelnego rozliczenia. Przedmiar robót, choć jest pomocny w określeniu ilości poszczególnych elementów, nie uwzględnia rzeczywistych kosztów wykonania. Dlatego kluczowym narzędziem do stworzenia kosztorysu powykonawczego jest obmiar wykonanych robót, który dostarcza konkretnych danych, niezbędnych do rzetelnego rozliczenia z inwestorem. Błędne utożsamienie powyższych dokumentów z kosztorysem powykonawczym może prowadzić do nieprecyzyjnych rozliczeń, co może rodzić konflikty i problemy z utrzymaniem budżetu projektu.