Wykonawca ma obowiązek sporządzenia kosztorysu zamiennego jedynie w przypadku
Kosztorys zamienny, zgodnie z obowiązującymi normami w branży budowlanej, sporządza się w przypadku zmian ilości robót ustalonych w umowie. Tego rodzaju kosztorys ma na celu dostosowanie wartości umowy do rzeczywistych ilości wykonanej pracy, co jest kluczowe dla zachowania równowagi finansowej pomiędzy wykonawcą a inwestorem. Przykładem może być sytuacja, w której w trakcie realizacji inwestycji okaże się, że zaplanowane roboty wymagają większej ilości materiałów lub robocizny niż pierwotnie przewidziano. W takim przypadku wykonawca sporządza kosztorys zamienny, który uwzględnia nowe ilości robót, co pozwala na odpowiednie dostosowanie wynagrodzenia za wykonane usługi. Praktyka ta jest zgodna z zapisami normy PN-ISO 10006 dotyczącej zarządzania jakością w projektach, która podkreśla znaczenie elastyczności w podejściu do kosztorysowania w kontekście zmian w projekcie.
Zmiana ceny robocizny, materiałów lub sprzętu, zmiana wykonawcy robót oraz roboty nieobjęte umową to kwestie, które nie powinny być mylone z podstawami sporządzania kosztorysu zamiennego. Zmiany cen robocizny czy materiałów mogą wpływać na całkowity koszt realizacji projektu, jednakże nie są podstawą do sporządzenia kosztorysu zamiennego. W praktyce, gdy cena materiału wzrasta, wynagrodzenie dla wykonawcy może być renegocjowane na podstawie umowy, lecz nie wymaga to sporządzania nowego kosztorysu zamiennego. Z kolei zmiana wykonawcy robót często wiąże się z nowym kontraktem lub umową, co także nie ma bezpośredniego związku z kosztorysem zamiennym. Co więcej, roboty nieobjęte umową powinny być traktowane jako dodatkowe prace, które wymagają odrębnych procedur rozliczeniowych, a nie jako podstawy do aktualizacji kosztorysu. Typowym błędem myślowym jest utożsamianie wszystkich zmian w projekcie z koniecznością sporządzenia kosztorysu zamiennego, podczas gdy rzeczywiste podstawy prawne i praktyczne opierają się na konkretnych, wyraźnie określonych okolicznościach. Kluczowym aspektem jest zrozumienie, że kosztorys zamienny ma na celu jedynie uwzględnienie zmian ilości robót, co jest fundamentem fair play w relacjach wykonawca-inwestor.