Kiedy wszystkie oferty na przetarg przekraczają budżet zamawiającego, unieważnienie całego przetargu to w zasadzie jedyne sensowne wyjście. Zresztą, przepisy Prawa zamówień publicznych mówią wyraźnie, że zamawiający musi trzymać się swojego budżetu. To znaczy, że nie ma mowy o zaakceptowaniu ofert, które go przewyższają. Przykład? Wyobraź sobie, że na budowę drogi przewidziano milion złotych, a wszyscy oferenci podają ceny powyżej 1,1 miliona. W takim wypadku zamawiający nie może po prostu negocjować z oferentami czy prosić ich o obniżenie cen, bo to może wprowadzić zamieszanie i być postrzegane jako faworyzowanie niektórych firm. Unieważniając przetarg, może ogłosić nowy i dostosować warunki do aktualnych realiów rynkowych, a to jest naprawdę w porządku według dobrych praktyk w zamówieniach publicznych.
Często zdarza się, że oferty są wyższe niż to, co zamawiający planował, co prowadzi do różnych nieporozumień. Jeśli nagle zamawiający postanowiłby negocjować z oferentami o obniżenie cen, to byłoby niezgodne z prawem przy przetargach nieograniczonych. Przecież nie może zmieniać ofert, które już zostały złożone, bo wszystkie muszą być oceniane według wcześniej ustalonych kryteriów. Jakakolwiek zmiana ceny oferty to już nie jest to samo, więc narusza zasady uczciwej konkurencji. Jak zamawiający zacznie negocjować, to może być podejrzewany o faworyzowanie konkretnych firm, co psuje całą transparentność procesu. W praktyce takie sytuacje często prowadzą do skarg i problemów prawnych. Dlatego unieważnienie przetargu to często jedyne wyjście, żeby wszystko się zgadzało z rynkowymi zasadami i żeby wszyscy mieli równe szanse. Warto pamiętać, że łamanie tych zasad może mieć poważne konsekwencje, w tym odpowiedzialność zamawiającego.