Protokół konieczności zmiany zakresu robót, książka obmiarów oraz dziennik budowy stanowią kluczowe dokumenty, które są niezbędne do sporządzenia kosztorysu zamiennego. Protokół konieczności jest formalnym dokumentem, który potwierdza potrzebę wprowadzenia zmian w projekcie budowlanym, zazwyczaj związanych z nieprzewidzianymi okolicznościami, takimi jak zmiana technologii, odkrycie nowych warunków gruntowych czy zmiana w wymaganiach inwestora. Książka obmiarów służy do dokumentowania rzeczywistych ilości robót, co pozwala na rzetelne porównanie wykonanych prac z pierwotnym przedmiarem. Dziennik budowy natomiast jest źródłem informacji o przebiegu robót, zmianach w harmonogramie oraz wszelkich incydentach, które mogą mieć wpływ na kosztorys. W praktyce, posiadanie tych dokumentów pozwala na precyzyjne oszacowanie dodatkowych kosztów i wprowadzenie ich do kosztorysu, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w branży budowlanej, zapewniając transparentność finansową i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego.
Wybór odpowiedzi wskazujących na zmianę miejsca i terminu realizacji prac, zestawienia porównujące ilości robót czy aktualne zmiany cen czynników produkcji odzwierciedla typowe nieporozumienia dotyczące procesu sporządzania kosztorysów zamiennych. Zmiana miejsca i terminu realizacji prac jest istotna, jednak sama w sobie nie stanowi podstawy do sporządzania kosztorysu zamiennego. Kosztorys zamienny dotyczy przede wszystkim modyfikacji zakresu robót, a nie tylko ich lokalizacji czy harmonogramu. Zestawienia porównujące ilości robót są przydatne, ale bez kontekstu zmian wynikających z protokołu konieczności, nie mogą być uznane za podstawę do wprowadzenia zmian w kosztorysie. W odniesieniu do aktualnych zmian cen czynników produkcji, chociaż są istotne dla ogólnej kalkulacji kosztów, nie są bezpośrednią podstawą dla kosztorysu zamiennego, który koncentruje się na zmianach w zakresie robót. Często osoby sporządzające kosztorys zamienny mogą mylić te różne aspekty, co prowadzi do błędnych wniosków. Kluczowe jest zrozumienie, że prawidłowe podejście do sporządzania kosztorysu zamiennego wymaga solidnych podstaw w postaci dokumentacji projektowej oraz rzeczywistych danych z budowy, co zapewnia rzetelność i przejrzystość w procesie zarządzania kosztami budowy.