Dokumentacja projektowa stanowi kluczowy element w procesie przedmiaru robót. Jest to zbiór dokumentów, który zawiera szczegółowe informacje o planowanej inwestycji, w tym rysunki techniczne, specyfikacje materiałów i technologie wykonania. Oparcie przedmiaru na dokumentacji projektowej pozwala na precyzyjne określenie zakresu prac oraz ilości potrzebnych materiałów. Przykładem zastosowania tej wiedzy jest przygotowywanie kosztorysów budowlanych, gdzie każdy element robót jest dokładnie opisany, co pozwala uniknąć nieścisłości i pomyłek w realizacji projektów. Ponadto, stosowanie dokumentacji projektowej zgodnie z normą PN-ISO 9001 zapewnia wysoką jakość procesu budowlanego, co jest niezbędne do uzyskania satysfakcji klienta oraz zgodności z wymaganiami prawnymi. Na etapie realizacji projektu, dokumentacja ta jest także nieoceniona w kontekście prowadzenia nadzoru budowlanego oraz oceny postępu prac.
Przyjmowanie nieprawidłowych podstaw do przedmiaru robót może prowadzić do poważnych błędów w kosztorysowaniu oraz w samej realizacji projektu. Oparcie przedmiaru na pomiarach z natury, choć może wydawać się praktycznym podejściem, jest niewystarczające. Pomiar z natury może być obarczony błędami ludzkimi i nie uwzględnia szczegółów projektowych, co prowadzi do nieścisłości w przedmiarze. Z kolei cenniki materiałów i usług, mimo że dostarczają aktualnych informacji o kosztach, nie zawierają dalszych szczegółów dotyczących zakresu i jakości robót, co może skutkować niekompletnym obrazem potrzebnych zasobów. Oparcie procesu na danych wyjściowych do kosztorysowania z kolei jest mało precyzyjne, gdyż te dane powinny być oparte na rzeczywistych wymaganiach projektu, które znajdziemy jedynie w dokumentacji projektowej. Typowym błędem myślowym jest mylenie dostępnych narzędzi kosztorysowych z rzeczywistymi wymaganiami projektowymi, co prowadzi do chaosu w realizacji. Zrozumienie, że każdy etap budowy musi być oparty na solidnych fundamentach dokumentacyjnych, jest kluczowe dla efektywnego zarządzania projektem budowlanym oraz dla minimalizacji ryzyka finansowego i czasowego.