Odpowiedzialność za sporządzenie kosztorysu zamiennego w przypadku zmiany ilości robót spoczywa na wykonawcy. W praktyce budowlanej, wykonawca ma obowiązek monitorowania postępu prac oraz dokonania ewentualnych korekt w harmonogramie oraz kosztorysie, aby odzwierciedlić aktualny stan realizacji zadań budowlanych. Kosztorys zamienny jest narzędziem, które pozwala na ustalenie dodatkowych kosztów wynikających ze zmian, co jest kluczowe dla transparentności finansowej projektu. Przykładowo, jeżeli w trakcie budowy zachodzi potrzeba zwiększenia zakresu prac, wykonawca powinien na bieżąco aktualizować kosztorys, aby inwestor miał pełną wiedzę na temat zmieniających się nakładów. Dobrą praktyką jest również, aby wykonawca dokumentował wszelkie zmiany oraz uzasadniał ich potrzebę, co sprzyja unikaniu sporów i nieporozumień. W kontekście standardów, warto odwołać się do wytycznych zawartych w normach PN-ISO 9001 dotyczących zarządzania jakością w budownictwie, które podkreślają znaczenie monitorowania i dokumentowania zmian w projekcie.
Odpowiedzi, które wskazują inwestora, projektanta lub oferenta jako odpowiedzialnych za sporządzenie kosztorysu zamiennego, bazują na nieporozumieniu co do ról w procesie budowlanym. Inwestor, jako zleceniodawca, ma na celu nadzór nad całością projektu, jednak to nie on zajmuje się bezpośrednio kwestiami kosztorysowymi. Jego zadaniem jest zatwierdzanie budżetu oraz monitorowanie postępów, ale sporządzanie kosztorysu zamiennego leży w gestii wykonawcy, który zna szczegóły realizacji robót i ich koszty. Projektant z kolei odpowiada za stworzenie dokumentacji projektowej, ale nie angażuje się w bieżące zarządzanie kosztami realizacji budowy. Z kolei oferent to osoba lub firma składająca ofertę na realizację robót, która nie ma wpływu na zmiany już w trakcie realizacji projektu. Typowym błędem myślowym jest zakładanie, że osoby pełniące rolę kierowniczą w projekcie są odpowiedzialne za szczegółowe operacje finansowe, co jest nieścisłe. Efektywne zarządzanie projektem budowlanym wymaga jasnego podziału obowiązków oraz odpowiedzialności, co jest kluczowe dla zachowania przejrzystości oraz efektywności w procesie budowlanym.