Excel to program arkusza kalkulacyjnego, który jest częścią pakietu Microsoft Office. Jest to narzędzie szczególnie przydatne w rolnictwie, ponieważ umożliwia łatwe przeprowadzanie obliczeń, analizowanie danych oraz tworzenie wykresów. Dzięki funkcjom takim jak formuły, tabele przestawne oraz możliwość importowania danych z różnych źródeł, Excel pozwala rolnikom na dokładne planowanie finansowe, obliczanie kosztów produkcji, monitorowanie wydajności plonów oraz zarządzanie zasobami. Przykładowo, rolnik może stworzyć arkusz kalkulacyjny, w którym wprowadzi koszty związane z uprawą różnych roślin, a następnie obliczy potencjalne zyski na podstawie prognozowanych plonów. Standardy branżowe często zalecają korzystanie z programów analitycznych takich jak Excel do budżetowania i prognozowania, co czyni go narzędziem kluczowym w zarządzaniu finansami gospodarstw rolnych.
Wybór programów, takich jak Word, PowerPoint czy Note do sporządzania kalkulacji rolniczych, nie jest odpowiedni, ponieważ są to narzędzia zaprojektowane do różnorodnych zadań, które nie obejmują zaawansowanych obliczeń. Word to edytor tekstu, który służy do pisania dokumentów, raportów czy pism, jednak nie ma funkcji pozwalających na wykonywanie skomplikowanych obliczeń czy analiz danych. Użytkownik może stworzyć dokument, w którym opisałby wyniki swoich obliczeń, ale sama kalkulacja musiałaby być wykonana przy użyciu innych narzędzi. PowerPoint służy głównie do prezentacji multimedialnych i chociaż może być użyty do przedstawienia wykresów lub wyników obliczeń, nie jest odpowiedni do samego procesu obliczeń. Program Note, którego głównym celem jest sporządzanie notatek, również nie oferuje funkcji analizy danych ani obliczeń, co czyni go całkowicie nieodpowiednim w kontekście kalkulacji rolniczych. Wybierając niewłaściwe narzędzia, użytkownik może napotkać trudności w organizowaniu i analizowaniu danych, co może prowadzić do błędnych wniosków oraz nieefektywnego zarządzania gospodarstwem.