Nota gotowości jest kluczowym dokumentem w procesie transportu morskiego, stwierdzającym, że statek trampowy dotarł do portu i jest gotowy do przeładunku ładunku. Dokument ten potwierdza, że statek przeszedł odpowiednie inspekcje techniczne oraz spełnia normy bezpieczeństwa wymagane przez port i przepisy międzynarodowe. Dzięki temu armatorzy i operatorzy portowi mogą zapewnić efektywność i bezpieczeństwo operacji przeładunkowych. W praktyce, nota gotowości jest często wymaganym dokumentem przy załadunku towarów w portach, a jej brak może prowadzić do opóźnień i dodatkowych kosztów. W kontekście standardów branżowych, nota gotowości wspiera zasady zarządzania jakością w transporcie morskim, takie jak ISO 9001, które kładą nacisk na dokumentację procesów i zgodność z regulacjami. Dodatkowo, dobrze zarządzany proces dostarczania noty gotowości może przyczynić się do zwiększenia zaufania pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w proces transportowy.
Wybór listu MAWB, manifestu ładunkowego lub umowy czarterowej jako dokumentów potwierdzających gotowość statku do przeładunku jest błędny z kilku powodów. List MAWB (Master Air Waybill) jest dokumentem stosowanym w transportu lotniczym, a jego funkcja polega na potwierdzeniu przyjęcia towaru przez przewoźnika, a nie na stwierdzeniu gotowości statku do przeładunku w portach morskich. Manifest ładunkowy natomiast jest zestawieniem wszystkich towarów, które znajdują się na statku, ale nie informuje o jego gotowości do przeładunku. Jest to dokument niezbędny dla celów celnych oraz dla organizacji transportu, lecz jego rola jest zupełnie inna niż rola noty gotowości. Umowa czarterowa określa warunki, na jakich statek jest wynajmowany, ale również nie stwierdza gotowości statku w danym momencie. W praktyce, brak zrozumienia tych różnic może prowadzić do poważnych błędów w logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw, gdzie każda z tych dokumentacji odgrywa kluczową rolę, ale w zupełnie innych aspektach transportu morskiego. Przykładowo, nieprawidłowe wykorzystanie listu MAWB w kontekście transportu morskiego może spowodować opóźnienia w realizacji transportu, a także problemy z organami celnymi, które wymagają poprawnej dokumentacji dla transportu morskiego. Dlatego tak ważne jest, aby znać różne funkcje dokumentów i stosować je zgodnie z ich przeznaczeniem.