Umowa spedycji jest kluczowym dokumentem, który określa zakres obowiązków i uprawnień stron, czyli nadawcy i spedytora. To w tym dokumencie następuje szczegółowe określenie działań, które spedytor ma wykonać w celu przygotowania przesyłki oraz zorganizowania transportu. Umowa spedycji precyzuje warunki, na jakich spedytor podejmuje swoje działania, jak również odpowiedzialność za ewentualne szkody czy opóźnienia. W praktyce, umowa ta może zawierać informacje dotyczące rodzaju transportu, terminu dostawy, a także szczegółowych wymagań dotyczących pakowania towaru. Dobrą praktyką jest, aby umowa spedycji była sporządzona na piśmie, co pozwala na uniknięcie nieporozumień i zapewnia lepszą ochronę prawną dla obu stron. W standardach branżowych, takich jak INCOTERMS, również znajdują się odniesienia do odpowiedzialności spedytora, co dodatkowo podkreśla znaczenie umowy spedycyjnej.
Wybór zapytania ofertowego, oferty spedycyjnej czy listu przewozowego jako odpowiedzi na pytanie o zakres czynności zleconych spedytorowi jest mylny, ponieważ te dokumenty pełnią zupełnie inne funkcje w procesie spedycyjnym. Zapytanie ofertowe jest narzędziem, które służy do zbierania ofert od różnych spedytorów na wykonanie usługi transportowej. Jest to wstępny krok, który nie zawiera szczegółowych ustaleń dotyczących realizacji zlecenia, a jedynie ma na celu uzyskanie informacji o cenach i warunkach. Oferta spedycyjna, z kolei, jest odpowiedzią spedytora na zapytanie, ale nie jest to jeszcze umowa. Zawiera ona propozycję warunków, ale nie stanowi ostatecznego porozumienia między stronami. List przewozowy to dokument, który towarzyszy przesyłce i potwierdza jej nadanie oraz szczegóły dotyczące transportu, ale nie określa on zasad współpracy ani obowiązków stron, co czyni go niewłaściwym dokumentem do określenia zakresu czynności spedytora. W praktyce, brak zrozumienia tych różnic może prowadzić do nieporozumień i problemów w realizacji zleceń spedycyjnych, dlatego tak istotne jest, aby każda strona była świadoma roli i znaczenia każdego z tych dokumentów w procesie transportowym.