Przyjmując surowce do magazynu, magazynier powinien przeprowadzić ocenę organoleptyczną, sprawdzić stan opakowań oraz przyjrzeć się dokumentom gwarancyjnym. To takie podstawy, bez których nie da się dobrze prowadzić gospodarki magazynowej. Moim zdaniem, właśnie dzięki tej rutynie można wychwycić najwięcej nieprawidłowości jeszcze zanim surowiec trafi na półkę – np. pogniecione opakowania, ślady zamoczenia albo nietypowy zapach. Ocena organoleptyczna to nic innego jak sprawdzenie wyglądu, zapachu czy nawet czasem konsystencji – oczywiście wszystko w granicach zdrowego rozsądku i przepisów BHP. Stan opakowania informuje o ewentualnych uszkodzeniach transportowych, a gwarancja (czyli kompletność dokumentacji: certyfikaty, atesty, karty charakterystyki) daje pewność, że dostawca spełnia wymogi i nie ma lipy z jakością. Z doświadczenia powiem, że dobrze prowadzony proces odbioru zgodny ze standardami HACCP czy ISO 22000 to podstawa nie tylko w branży spożywczej. Nawet w magazynach technicznych takie czynności są polecane. W sumie chodzi o to, żeby surowiec już na wejściu nie generował problemów w dalszych etapach produkcji. Dobrze, jak ktoś o tym pamięta i nie leci na skróty, bo potem łatwiej wykryć potencjalne niezgodności. Takie chyba najpraktyczniejsze podejście.
Wiele osób sądzi, że magazynier podczas przyjmowania surowców musi wykonywać bardzo techniczne badania, np. oznaczanie zawartości wody czy popiołu, ocenę wskaźników fizyko-chemicznych czy nawet czystości mikrobiologicznej. To częsty błąd myślowy, bo takie analizy należą raczej do laboratoriów lub działów kontroli jakości, a nie do codziennych obowiązków magazyniera. Magazynier przede wszystkim odpowiada za ocenę widocznych cech towaru i dokumentacji, bo właśnie na tym etapie można wykryć uszkodzenia fizyczne, niewłaściwe oznakowanie lub podejrzenia co do jakości. Badania laboratoryjne, jak np. oznaczanie zawartości wody czy czystości mikrobiologicznej, wymagają specjalistycznego sprzętu, szkoleń i odizolowanych stanowisk – absolutnie nie powinny być prowadzone w magazynie, bo to nie te warunki. W praktyce magazynier dostaje towar, sprawdza, czy opakowanie jest całe, czyste, nieuszkodzone, czy nie wydziela dziwnego zapachu, czy zgadza się ilość na dokumencie i czy są kompletne papiery. To właśnie te czynności pozwalają na szybkie wyłapanie typowych problemów, takich jak uszkodzenia transportowe, przeterminowanie lub pomyłki dostawcy. Przekonanie, że magazynier wykonuje od razu specjalistyczne badania laboratoryjne, wynika chyba z niezrozumienia podziału obowiązków pomiędzy magazynem a laboratorium kontroli jakości. Dobrze o tym pamiętać, żeby nie pomylić ról – każdy w procesie zaopatrzenia i produkcji ma swoje kompetencje, a ich prawidłowe rozdzielenie odpowiada za sprawność i bezpieczeństwo całego procesu logistycznego.