Prawidłowo wskazana została dokumentacja techniczna jako miejsce, gdzie powinna znajdować się instrukcja bezpieczeństwa dotycząca obsługi maszyny. W praktyce przemysłowej właśnie dokumentacja techniczno–ruchowa (DTR) i inne elementy dokumentacji technicznej zawierają szczegółowe informacje o warunkach bezpiecznej eksploatacji, wymaganiach BHP, zasadach uruchamiania, zatrzymywania, czyszczenia, konserwacji oraz postępowania w sytuacjach awaryjnych. Producent maszyny ma obowiązek przygotować taką dokumentację zgodnie z wymaganiami prawa (np. dyrektywa maszynowa, normy PN-EN dotyczące bezpieczeństwa maszyn), a użytkownik – stosować się do niej w codziennej pracy. W dokumentacji technicznej znajdziesz m.in. opisy osłon, blokad, urządzeń zabezpieczających, wymagania co do kwalifikacji operatora, wymagane środki ochrony indywidualnej, a także dopuszczalne parametry pracy. To właśnie na podstawie tej dokumentacji opracowuje się wewnętrzne instrukcje stanowiskowe BHP, szkolenia dla operatorów czy procedury okresowych przeglądów. Moim zdaniem w praktyce zakładowej często pomija się dokładne czytanie DTR, a to duży błąd, bo większość wypadków przy maszynach wynika z ignorowania zaleceń producenta. Dobra praktyka jest taka, żeby dokumentacja techniczna była łatwo dostępna przy maszynie (np. w szafce lub w wersji elektronicznej) i żeby przy każdej zmianie konfiguracji, modernizacji czy przeniesieniu maszyny ponownie przejrzeć zalecenia bezpieczeństwa. W technikum i w zakładzie dobrze jest wyrabiać nawyk, że zanim ktoś dotknie nowej maszyny, najpierw zagląda do dokumentacji technicznej, a dopiero potem do reszty materiałów pomocniczych.
Wiele osób myli różne rodzaje dokumentów technicznych i zakłada, że skoro coś jest „techniczne”, to na pewno zawiera też pełne instrukcje bezpieczeństwa. To dość typowy błąd myślowy, bo w zakładach pracy funkcjonuje sporo papierów: normy, instrukcje technologiczne, specyfikacje materiałowe, procedury jakościowe. Tymczasem pełna instrukcja bezpiecznej obsługi maszyny, przygotowana przez producenta, jest elementem dokumentacji technicznej, a dokładniej dokumentacji techniczno–ruchowej. Norma techniczna, czy to polska PN, europejska EN czy międzynarodowa ISO, określa ogólne wymagania, parametry, metody badań, czasem minimalne wymagania bezpieczeństwa dla danej grupy maszyn. Nie jest jednak instrukcją obsługi konkretnego urządzenia stojącego na hali. Na podstawie norm projektuje się i ocenia maszyny, ale operator nie dowie się z samej normy, który przycisk nacisnąć, jak często smarować łożyska czy jak zabezpieczyć się przed konkretnym punktem niebezpiecznym tej jednej maszyny. Instrukcja technologiczna z kolei opisuje przebieg procesu technologicznego: kolejność operacji, parametry procesu (temperaturę, czas, prędkość, dozowanie surowców), wymagane jakościowo efekty. Oczywiście powinna ona uwzględniać zasady BHP, ale jej główny cel to prowadzenie procesu, a nie szczegółowy opis budowy i zabezpieczeń maszyny. Z mojego doświadczenia ludzie czasem próbują „wyciągnąć” z instrukcji technologicznej coś, czego tam po prostu nie ma, zamiast sięgnąć do DTR. Specyfikacja materiałowa natomiast dotyczy surowców, komponentów, części zamiennych: składu, klasy jakości, tolerancji wymiarów, dopuszczalnych odchyłek, ewentualnie wymagań magazynowania. To dokument ważny dla zaopatrzenia, magazynu, kontroli jakości, ale nie dla szkolenia operatora z zasad bezpiecznej obsługi. Podsumowując, tylko dokumentacja techniczna danej maszyny łączy w sobie opis konstrukcji, parametrów pracy oraz szczegółowe wymagania bezpieczeństwa i to na nią trzeba się powoływać, gdy mówimy o instrukcji bezpieczeństwa obsługi konkretnego urządzenia.