POP3, czyli Post Office Protocol w wersji 3, to protokół, który umożliwia pobieranie wiadomości e-mail z serwera do lokalnej skrzynki pocztowej użytkownika. Działa w modelu klient-serwer, gdzie klient (np. program pocztowy) nawiązuje połączenie z serwerem pocztowym, aby pobrać wiadomości. POP3 jest szczególnie przydatny w sytuacjach, gdy użytkownik chce mieć dostęp do swoich e-maili offline, ponieważ po pobraniu wiadomości, są one usuwane z serwera (chyba że skonfigurujemy protokół tak, aby je zachować). Zastosowanie tego protokołu jest powszechne w środowiskach, gdzie użytkownicy preferują lokalną archiwizację wiadomości e-mail, co jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania informacjami. Protokół POP3 operuje na porcie 110 (lub 995 w przypadku bezpiecznego połączenia SSL), co jest zgodne z ustalonymi standardami w branży. Użytkownicy często korzystają z POP3, gdy korzystają z programów takich jak Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird czy Apple Mail, aby zarządzać swoimi skrzynkami pocztowymi w efektywny sposób.
Pojęcie związane z pozostałymi odpowiedziami na to pytanie jest mylące, ponieważ każdy z wymienionych protokołów pełni inną funkcję niż pobieranie poczty e-mail. DNS, czyli Domain Name System, jest odpowiedzialny za tłumaczenie nazw domenowych na adresy IP, co jest kluczowe dla funkcjonowania Internetu, ale nie ma bezpośredniej relacji z pobieraniem wiadomości e-mail. FTP (File Transfer Protocol) jest protokołem stosowanym do przesyłania plików pomiędzy komputerami w sieci, co również nie ma związku z e-mailami. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) z kolei jest protokołem używanym do wysyłania wiadomości e-mail do serwera pocztowego, a nie do ich pobierania; pełni on rolę w procesie dostarczania wiadomości, ale nie odbierania ich. Wybór niewłaściwego protokołu, jak np. SMTP lub FTP, często wynika z niezrozumienia ich specyficznych funkcji i zastosowań. Aby skutecznie zarządzać pocztą elektroniczną, ważne jest, aby znać różnicę między protokołami odpowiedzialnymi za wysyłanie a tymi, które służą do odbierania wiadomości. To zrozumienie jest kluczowe dla efektywnego korzystania z technologii e-mail oraz zapewnienia właściwego zarządzania danymi.