Kserokopiarka IV została wybrana jako najlepsza opcja ze względu na najniższe koszty rocznej eksploatacji, które wynoszą 7500 zł. Wybór kserokopiarki powinien opierać się nie tylko na cenie zakupu, ale przede wszystkim na całkowitym koszcie jej użytkowania, który obejmuje zużycie tonera oraz inne wydatki eksploatacyjne. Przy założeniu, że klient kopiuje 100 stron dziennie, roczna liczba kopii wynosi 36500 stron. Obliczając koszty eksploatacji dla każdej z kserokopiarek, Kserokopiarka IV ma zoptymalizowane zużycie tonera oraz efektywną wydajność, co przekłada się na mniejsze koszty operacyjne. Zastosowanie tej metody analizy kosztów jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania zasobami biurowymi, umożliwiając firmom podejmowanie świadomych decyzji zakupowych. Przykładem zastosowania tej wiedzy może być przyglądanie się analizom kosztów w kontekście większych projektów, gdzie długoterminowe oszczędności mają kluczowe znaczenie dla budżetu przedsiębiorstwa.
Wybór kserokopiarki nieoptymalnej pod względem kosztów eksploatacji może prowadzić do znacznych strat finansowych, co jest typowym błędem w podejmowaniu decyzji zakupowych. W przypadku kserokopiarki II, III oraz I, jej analiza wykazuje wyższe roczne koszty eksploatacji, co może być wynikiem wyższego zużycia tonera oraz innych czynników związanych z wydajnością. Wiele osób mylnie koncentruje się na cenie zakupu sprzętu, nie biorąc pod uwagę całkowitego kosztu posiadania (TCO), który powinien obejmować również koszty eksploatacyjne. Wybór urządzenia, które jest tańsze w zakupie, ale droższe w eksploatacji, jest powszechnym błędem myślowym, którego można uniknąć dzięki dokładnej analizie kosztów. Kluczowym aspektem jest także zapoznanie się z wydajnością tonera, która różni się w zależności od urządzenia i może znacząco wpłynąć na całkowite koszty. Przykładowo, kserokopiarki różnią się nie tylko ceną, ale również technologią druku, co wpływa na ich efektywność oraz jakość wykonywanych kopii. Ponadto, niewłaściwe oszacowanie rocznego zapotrzebowania na kopiowanie może prowadzić do fałszywego wyboru, dlatego ważne jest, aby przed podjęciem decyzji przeanalizować rzeczywiste potrzeby użytkownika oraz zasięgnąć informacji o dostępnych opcjach na rynku.
