Programy takie jak WinBraille oraz Duxbury są specjalistycznym oprogramowaniem przeznaczonym właśnie do przygotowywania wydruków w alfabecie Braille’a. Działa to tak, że najpierw przygotowuje się dokument tekstowy, a następnie za pomocą tych programów dokonuje się konwersji tekstu na odpowiedni zapis brajlowski. Moim zdaniem to dosyć wygodne, bo te narzędzia automatycznie uwzględniają specyfikę formatowania, reguły podziału wyrazów czy znaki specjalne, które w Braillu mają inne odpowiedniki niż w zwykłym druku. Przykładowo, Duxbury Braille Translator pozwala nawet na edycję tekstu w „brajlu komputerowym” i daje opcje podglądu, co pozwala łatwo uniknąć typowych błędów w składzie. WinBraille natomiast jest często wykorzystywany w szkołach i bibliotekach dla osób niewidomych, bo świetnie współpracuje z drukarkami brajlowskimi i umożliwia szybkie generowanie gotowych materiałów dydaktycznych. Branżowe standardy nakazują stosowanie takich właśnie narzędzi, żeby zapewnić pełną dostępność i zgodność z wymogami edukacyjnymi oraz prawnymi (np. standardy WCAG oraz zalecenia PZN). W praktyce oznacza to, że korzystając z WinBraille czy Duxbury, mamy pewność, że przygotowany dokument będzie poprawny zarówno technicznie, jak i merytorycznie, a osoby niewidome dostaną materiał, z którego realnie mogą korzystać. Moim zdaniem, jeśli ktoś planuje profesjonalnie obsługiwać drukarki brajlowskie lub pracować z osobami z niepełnosprawnością wzroku, znajomość tych programów to absolutna podstawa.
Często można się nabrać na to, że każdy edytor tekstu czy nawet program graficzny jest wystarczający do przygotowania materiałów dla osób niewidomych, ale rzeczywistość branżowa jest dużo bardziej wymagająca. Na przykład MS Paint czy Notatnik nie umożliwiają w żaden sposób zapisu w alfabecie Braille’a, bo nie mają funkcji translacji tekstu na system punktów charakterystycznych dla pisma Braille’a. To są narzędzia do zupełnie innych zastosowań: pierwszy do prostej grafiki rastrowej, drugi do tekstu, ale bez żadnej interpretacji specjalistycznej struktury dokumentów. Podobnie programy typu ABBYY FineReader czy FreeOCR.net, choć skojarzenie z przetwarzaniem tekstu OCR jest bardzo intuicyjne, nie nadają się do generowania Braille’a, bo ich zadaniem jest rozpoznawanie tekstu z obrazów i przekształcanie go na zwykły tekst komputerowy. One nie mają wbudowanego modułu, który potrafiłby przekonwertować tekst na odpowiednie układy punktów brajlowskich zgodnie z normami ISO czy wytycznymi Polskiego Związku Niewidomych. Jeszcze inny typ błędu polega na utożsamianiu programów audio (Windows Media Player, Audacity) z technologiami wsparcia dla osób z dysfunkcjami wzroku. Owszem, odtwarzacze i edytory dźwięku są ważne, bo można dzięki nim przygotować materiały audio, ale to zupełnie inna kategoria dostępności – nie chodzi tu o wydruki, tylko o alternatywę dźwiękową. W profesjonalnym środowisku przyjmuje się, że przygotowywanie wydruków brajlowskich wymaga nie tylko samego tekstu źródłowego, ale przede wszystkim oprogramowania translacyjnego, które zna specyfikę zapisu, normy formatowania i integruje się z brajlowskimi drukarkami. Stosowanie niewłaściwych narzędzi prowadzi do powstania materiałów, które są bezużyteczne dla końcowego odbiorcy, a w niektórych przypadkach może nawet całkowicie uniemożliwić korzystanie z materiałów osobom niewidomym. Dlatego warto pamiętać, że tylko dedykowane rozwiązania, takie jak WinBraille czy Duxbury, zapewniają profesjonalny i zgodny ze standardami wydruk w systemie Braille’a.