Kwalifikacja: ROL.11 - Prowadzenie chowu i inseminacji zwierząt

Często można spotkać się z przekonaniem, że dokumenty takie jak kopia świadectwa pokrycia wystarczy przechowywać przez rok, dwa lub nawet trzy lata. Wynika to głównie z mylnego utożsamiania okresów przechowywania dokumentacji dla innych rodzajów działalności gospodarczej, gdzie rzeczywiście niektóre dokumenty trzyma się znacznie krócej. Jednak w przypadku hodowli zwierząt gospodarskich, a zwłaszcza punktów kopulacyjnych ogierów, prawo stawia dużo wyższe wymagania. Przechowywanie kopii świadectwa pokrycia krócej niż pięć lat może skutkować utrudnieniem w przeprowadzeniu kontroli rodowodów lub weryfikacji legalności pochodzenia zwierząt nawet po kilku sezonach. Takie podejście jest dość ryzykowne, bo nawet nieświadome zniszczenie dokumentu przed upływem pięciu lat może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i administracyjnymi. Z mojego doświadczenia wynika, że część osób traktuje przechowywanie dokumentacji po macoszemu, uważając roczny czy dwuletni okres za wystarczający, ale to niestety nie pokrywa się z rzeczywistymi potrzebami branży i wymaganiami ustawodawcy. W praktyce organy kontrolne bardzo często sprawdzają dokumentację wstecznie nawet do pięciu lat, zwłaszcza gdy pojawiają się wątpliwości co do legalności rozrodu lub poprawności wpisów do ksiąg hodowlanych. Typowym błędem jest również przekładanie zasad z innych dziedzin gospodarki na specyfikę hodowlaną, gdzie potrzeba przechowywania dokumentacji jest ściśle związana z cyklem reprodukcyjnym kilku pokoleń zwierząt. Warto mieć świadomość, że archiwizacja przez krótszy czas nie tylko nie spełnia wymogów prawnych, ale też naraża hodowcę na utratę zaufania ze strony kontrahentów i instytucji kontrolnych. To po prostu nie jest obszar, gdzie można pozwolić sobie na skróty – branża hodowlana wymaga rzetelności i skrupulatności, a pięcioletni okres przechowywania dokumentów jest jednym z filarów tej rzetelności.