Zgodnie z Zasadami Wzajemnej Zgodności rolnik prowadzi księgę rejestracji bydła w formie papierowej lub w formie elektronicznej i przechowuje dane zawarte w księdze rejestracji bydła przez okres
Dokładnie tak – zgodnie z Zasadami Wzajemnej Zgodności, rolnik zobowiązany jest do przechowywania danych z księgi rejestracji bydła przez co najmniej 3 lata od dnia utraty posiadania zwierzęcia. Wynika to bezpośrednio z przepisów prawa, a konkretnie z rozporządzeń dotyczących identyfikacji i rejestracji zwierząt gospodarskich. Ten okres nie jest przypadkowy – pozwala na sprawną kontrolę pochodzenia zwierząt, ich przemieszczania, zwłaszcza w kontekście kontroli weterynaryjnej, epidemiologicznej czy też ewentualnych problemów z bezpieczeństwem żywności. Z mojego doświadczenia wynika, że trzymanie tych dokumentów przez wymagane 3 lata często pomaga uniknąć nieprzyjemności podczas kontroli PIW czy ARiMR. Rolnicy, którzy przyzwyczaili się do trzymania rejestrów dłużej, są zwykle lepiej przygotowani na audyt i łatwiej im udowodnić pochodzenie bydła w razie jakichkolwiek wątpliwości. Warto też pamiętać, że zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna jest dopuszczalna – byleby zawierała komplet wymaganych danych (np. daty urodzenia, przemieszczeń, padnięcia). Utrzymywanie dobrej dokumentacji to nie tylko wymóg prawny, ale też podstawa nowoczesnej, odpowiedzialnej produkcji zwierzęcej. Czasem wydaje się, że te 3 lata to długo, ale w praktyce to minimum, które gwarantuje bezpieczeństwo i przejrzystość historii stada.
Wielu rolników sądzi, że dokumentacja związana z rejestracją bydła powinna być przechowywana wyłącznie przez rok lub dwa lata od utraty zwierzęcia, jednak takie podejście jest błędne i może prowadzić do poważnych konsekwencji podczas kontroli. Wynika to z niepełnego zrozumienia wymagań wynikających z przepisów krajowych i unijnych dotyczących identyfikacji zwierząt gospodarskich. Skracanie okresu przechowywania danych do 1 czy 2 lat może wynikać z chęci uproszczenia obowiązków administracyjnych albo po prostu z mylenia tych przepisów z innymi regulacjami dotyczącymi różnych rodzajów dokumentacji. Niestety, w przypadku księgi rejestracji bydła przepisy jasno wskazują na obowiązek przechowywania danych przez co najmniej 3 lata od dnia utraty posiadania zwierzęcia. Zbyt krótki okres przechowywania może skutkować brakiem możliwości udowodnienia legalności pochodzenia bydła w razie kontroli, a nawet sankcjami administracyjnymi. Z kolei wskazanie 5 lat bywa efektem przyzwyczajenia do ogólnych przepisów archiwizacyjnych, które często wymagają dłuższego trzymania niektórych dokumentów, jednak tu okres 3 lat jest optymalny i wystarczający zgodnie z wymaganiami Zasad Wzajemnej Zgodności. Często zapomina się też, że okres liczy się nie od momentu dokonania wpisu, ale od dnia utraty posiadania zwierzęcia – to dość częsty błąd interpretacyjny. Takie niuanse mają znaczenie praktyczne, bo mogą decydować o przebiegu i wyniku kontroli inspektorów PIW czy ARiMR. Moim zdaniem warto po prostu trzymać się literalnego brzmienia przepisów i nie kombinować na skróty – to oszczędza sporo stresu i potencjalnych strat finansowych.