Czym jest archiwum państwowe?
Archiwum państwowe to instytucja publiczna zajmująca się gromadzeniem, przechowywaniem, zabezpieczaniem i udostępnianiem materiałów archiwalnych mających trwałą wartość historyczną, prawną, społeczną lub gospodarczą.
W kontekście pracy biurowej i administracyjnej archiwum państwowe jest szczególnie ważne przy postępowaniu z dokumentacją oznaczoną kategorią A.
Dokumentacja kategorii A
Dokumenty kategorii A to materiały archiwalne, które:
- mają trwałą wartość,
- nie podlegają brakowaniu ani niszczeniu,
- powinny być przechowywane wieczyście,
- po upływie określonego czasu lub w szczególnych sytuacjach trafiają do archiwum państwowego.
Zakończenie działalności firmy lub jednostki
Jeżeli firma, instytucja albo jednostka organizacyjna kończy działalność, dokumenty zaliczone do kategorii A nie mogą zostać zniszczone ani pozostawione bez nadzoru. Należy je przekazać do właściwego archiwum państwowego.
To odróżnia kategorię A od dokumentacji kategorii B, która jest przechowywana tylko przez określony czas, np. 5, 10, 25 lub 50 lat, a następnie może zostać zniszczona po spełnieniu wymaganych procedur.
Najważniejsza zasada egzaminacyjna
Dokumentacja kategorii A = wieczyste przechowywanie i przekazanie do archiwum państwowego, zwłaszcza gdy podmiot kończy działalność.
Nie należy wybierać odpowiedzi sugerujących zniszczenie, usunięcie po latach lub przechowywanie wyłącznie przez właściciela przedsiębiorstwa.