Dystrybucja informacji to przekazywanie zebranych, sprawdzonych i wyselekcjonowanych danych do tych osób, komórek organizacyjnych lub działów, które mogą je wykorzystać w pracy. W administracji i przedsiębiorstwie nie każda informacja powinna trafiać do wszystkich pracowników.
Na czym polega prawidłowa dystrybucja informacji?
Po zebraniu informacji należy ocenić:
- czy informacja jest aktualna i wiarygodna,
- komu jest potrzebna do wykonania zadania,
- czy zawiera dane poufne lub chronione,
- w jakiej formie powinna zostać przekazana,
- jaki termin przekazania jest właściwy.
Dane użyteczne kieruje się do odpowiedniego działu przedsiębiorstwa lub właściwej komórki organizacyjnej. Przykładowo informacja o fakturze trafia do działu księgowości, zgłoszenie awarii do działu technicznego, a wniosek kadrowy do działu kadr.
Dlaczego nie do wszystkich?
Przekazywanie informacji wszystkim pracownikom powoduje chaos informacyjny, ryzyko ujawnienia danych oraz stratę czasu. Zasada jest prosta: informacja powinna trafić tam, gdzie jest potrzebna do podjęcia decyzji lub wykonania czynności.
Przykład egzaminacyjny
Jeżeli pracownik zebrał i wyselekcjonował informacje dotyczące reklamacji klienta, powinien przekazać je do działu odpowiedzialnego za obsługę reklamacji, a nie do archiwum, wszystkich pracowników ani przypadkowego działu technicznego.
Zapamiętaj
Właściwa dystrybucja informacji oznacza kierowanie danych do właściwego adresata organizacyjnego. Na egzaminie najczęściej będzie to odpowiedni dział, wydział, referat albo osoba odpowiedzialna za daną sprawę.