Informacje niejawne to informacje, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla państwa, obywateli, instytucji lub interesu publicznego. W administracji szczególnie ważne jest ich prawidłowe oznaczanie, przechowywanie i udostępnianie.
Klauzule tajności
Dokumenty mogą otrzymać jedną z klauzul tajności, np.:
- ściśle tajne,
- tajne,
- poufne,
- zastrzeżone.
Klauzula poufne oznacza, że dokument nie może być dostępny dla wszystkich pracowników urzędu. Dostęp do niego mają wyłącznie osoby, które są do tego uprawnione i potrzebują tych informacji do wykonywania obowiązków służbowych.
Jak zabezpiecza się dokumenty poufne?
Najważniejszą zasadą jest ograniczenie dostępu tylko do upoważnionych pracowników. Oznacza to m.in.:
- przechowywanie dokumentów w zabezpieczonych szafach lub pomieszczeniach,
- prowadzenie ewidencji udostępniania dokumentów,
- zakaz pozostawiania dokumentów w miejscach dostępnych dla osób postronnych,
- przekazywanie dokumentów wyłącznie zgodnie z procedurą,
- dopuszczenie do pracy z dokumentem tylko osób posiadających odpowiednie upoważnienie.
Ważne na egzaminie
Sama segregacja dokumentów albo przekazanie ich do archiwum nie jest podstawowym sposobem ochrony dokumentów poufnych. Kluczowe jest to, aby osoby nieupoważnione nie miały do nich dostępu. Dlatego w pytaniach egzaminacyjnych poprawną odpowiedzią będzie zwykle wariant mówiący o dostępie wyłącznie dla upoważnionych pracowników.