Instrukcja kancelaryjna to dokument określający zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce, czyli m.in. sposób przyjmowania, rejestrowania, przekazywania, dekretowania, załatwiania, wysyłania i przechowywania pism.
W pytaniach egzaminacyjnych należy zapamiętać: kwestie związane z obiegiem dokumentów określa instrukcja kancelaryjna.
Co reguluje instrukcja kancelaryjna?
Instrukcja kancelaryjna może określać m.in.:
- zasady przyjmowania korespondencji wpływającej do jednostki,
- sposób rejestracji pism i spraw,
- tryb dekretacji dokumentów,
- przekazywanie dokumentów między komórkami organizacyjnymi,
- sposób załatwiania spraw,
- zasady podpisywania i wysyłania pism,
- postępowanie z dokumentacją po zakończeniu sprawy,
- przekazywanie akt do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Kto ją ustala?
W praktyce instrukcja kancelaryjna jest wprowadzana przez właściwy organ lub kierownika jednostki, zależnie od rodzaju jednostki i obowiązujących przepisów. W jednostce organizacyjnej kierownik odpowiada za prawidłową organizację pracy kancelaryjnej.
Czego nie należy mylić?
Instrukcji kancelaryjnej nie należy mylić z jednolitym rzeczowym wykazem akt, który służy głównie do klasyfikowania dokumentacji i nadawania jej kategorii archiwalnych.
Najważniejsze do egzaminu
Jeżeli pytanie dotyczy obiegu dokumentów, prawidłową odpowiedzią jest najczęściej: instrukcja kancelaryjna.