Jednolity rzeczowy wykaz akt to uporządkowany wykaz haseł klasyfikacyjnych, który służy do oznaczania spraw i dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Jest narzędziem klasyfikacji dokumentów według rodzaju sprawy.
W skrócie: wykaz akt mówi, jak klasyfikować dokumentację, a nie opisuje całego obiegu dokumentów w jednostce.
Do czego służy wykaz akt?
Jednolity rzeczowy wykaz akt służy m.in. do:
- przypisywania spraw do odpowiednich klas,
- nadawania znaków sprawom,
- porządkowania dokumentacji według zagadnień,
- określania kategorii archiwalnej akt,
- ustalania okresu przechowywania dokumentacji.
Przykład zastosowania
Jeżeli urząd prowadzi sprawę dotyczącą wydania decyzji administracyjnej, pracownik powinien przypisać ją do właściwej klasy z wykazu akt. Dzięki temu dokumentacja jest jednolicie oznaczona i łatwiejsza do odszukania.
Różnica względem instrukcji kancelaryjnej
Instrukcja kancelaryjna określa zasady obiegu dokumentów, czyli co dzieje się z pismem od momentu wpływu do jednostki aż do zakończenia sprawy i archiwizacji.
Jednolity rzeczowy wykaz akt określa natomiast, jak klasyfikować sprawy i jak długo przechowywać dokumentację.
Najważniejsze do egzaminu
Jeżeli pytanie dotyczy klasyfikacji akt, symboli spraw i kategorii archiwalnych, chodzi o jednolity rzeczowy wykaz akt. Jeżeli dotyczy obiegu dokumentów, chodzi o instrukcję kancelaryjną.