Kategorie akt służą do określenia wartości dokumentacji oraz czasu jej przechowywania w jednostce organizacyjnej. Stosuje się je m.in. w administracji publicznej, aby prawidłowo archiwizować dokumenty i wiedzieć, które akta należy przechowywać trwale, a które można po określonym czasie wybrakować.
Podstawowe kategorie
Najważniejsze oznaczenia to:
- A – materiały archiwalne, czyli dokumentacja o trwałej wartości historycznej, prawnej lub organizacyjnej; przechowuje się ją wieczyście.
- B z liczbą, np. B5, B10, B50 – dokumentacja niearchiwalna o czasowej wartości użytkowej; liczba oznacza okres przechowywania w latach.
- Bc – dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, którą można zniszczyć po utracie przydatności, zwykle bez długiego okresu przechowywania.
- BE z liczbą, np. BE10 – dokumentacja wymagająca po upływie wskazanego okresu ekspertyzy archiwalnej, czyli oceny, czy należy ją dalej przechowywać.
Co oznacza kategoria B5?
Kategoria B5 oznacza dokumenty, które mają wartość użytkową dla jednostki organizacyjnej i powinny być przechowywane przez 5 lat. Po upływie tego okresu mogą zostać przeznaczone do brakowania, czyli zniszczenia zgodnie z procedurą.
Przykład egzaminacyjny
Jeżeli w pytaniu pojawia się oznaczenie B5, należy odczytać je dosłownie: litera B oznacza dokumentację czasową, a liczba 5 oznacza liczbę lat przechowywania.
B5 = przechowywanie przez 5 lat.