Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument księgowy został sporządzony prawidłowo pod względem zewnętrznym i organizacyjnym. Nie ocenia się jeszcze, czy operacja była celowa ani czy kwoty są dobrze obliczone — sprawdza się przede wszystkim kompletność i poprawność formy dokumentu.
Co obejmuje kontrola formalna?
W ramach kontroli formalnej sprawdza się m.in., czy dokument:
- zawiera wszystkie wymagane elementy, np. datę, numer, dane stron, opis operacji,
- został sporządzony na właściwym formularzu lub według wymaganego wzoru,
- jest kompletny i czytelny,
- posiada wymagane podpisy,
- został podpisany przez osoby upoważnione,
- nie zawiera braków uniemożliwiających dalsze zaksięgowanie.
Przykład egzaminacyjny
Jeżeli pracownik sprawdza, czy faktura, rachunek lub inny dowód księgowy ma odpowiednie pola, pieczęcie, podpisy oraz czy użyto właściwego formularza, wykonuje kontrolę formalną.
Różnica między rodzajami kontroli
- Kontrola formalna — sprawdza formę, kompletność, podpisy, formularz.
- Kontrola rachunkowa — sprawdza poprawność obliczeń, sum, stawek i kwot.
- Kontrola merytoryczna — sprawdza zasadność, celowość i zgodność operacji z rzeczywistością.
Jak zapamiętać?
Słowo formalna kojarz z formą dokumentu. Jeśli pytanie dotyczy elementów dokumentu, formularza, podpisów i upoważnień — chodzi o kontrolę formalną.