Obieg dokumentów to droga, jaką dokument przechodzi w jednostce organizacyjnej od momentu sporządzenia lub wpływu aż do załatwienia sprawy, zatwierdzenia, zaksięgowania, wysłania albo archiwizacji.
W administracji i księgowości obieg dokumentów jest ważny, ponieważ określa, kto dokument przygotowuje, kto go sprawdza, kto zatwierdza i gdzie dokument trafia dalej.
Podstawowe typy obiegu dokumentów
- Pionowy w górę – dokument przechodzi od pracownika niższego szczebla do przełożonych lub kierownictwa. Typowe sytuacje: zatwierdzenie, akceptacja, kontrola.
- Pionowy w dół – dokument przechodzi od kierownictwa do pracowników niższego szczebla, np. polecenie służbowe, zarządzenie, instrukcja.
- Poziomy – dokument krąży między komórkami lub pracownikami na tym samym szczeblu organizacyjnym, np. między działem kadr a działem księgowości.
- Równoległy – dokument trafia jednocześnie do kilku osób lub komórek organizacyjnych, np. do konsultacji w kilku działach naraz.
Przykład egzaminacyjny
Jeżeli pracownik działu księgowości sporządza dokument przelewu, a następnie dokument jest zatwierdzany przez dyrektora i głównego księgowego, oznacza to, że dokument przechodzi od niższego stanowiska do osób wyżej umocowanych decyzyjnie.
Jest to obieg pionowy w górę.
Jak rozpoznać w zadaniu?
Zwróć uwagę na kierunek przekazywania dokumentu:
- pracownik → kierownik/dyrektor = pionowy w górę,
- dyrektor → pracownik = pionowy w dół,
- dział A → dział B na podobnym poziomie = poziomy,
- jednocześnie do kilku działów = równoległy.