Protokół to urzędowy zapis przebiegu określonej czynności w postępowaniu administracyjnym. Sporządza się go wtedy, gdy przepisy wymagają dokładnego utrwalenia przebiegu czynności, np. przesłuchania strony, świadka, oględzin albo rozprawy administracyjnej.
Co powinien zawierać protokół?
W protokole najczęściej wpisuje się:
- kto, kiedy i gdzie dokonał czynności,
- kto był obecny przy czynności,
- jaki był przebieg czynności,
- jakie oświadczenia złożyły osoby uczestniczące,
- podpisy osób biorących udział w czynności.
Protokół ma znaczenie dowodowe, dlatego powinien być sporządzony rzetelnie, jasno i bez ukrywania zmian.
Poprawki i skreślenia w protokole
Zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodeksu postępowania administracyjnego, zmiany i skreślenia w protokole należy wprowadzać tak, aby widoczny był zarówno tekst skreślony, jak i tekst poprawiony.
Nie wolno więc zamazywać, usuwać ani przerabiać treści w sposób uniemożliwiający odczytanie wcześniejszego zapisu. Celem tej zasady jest zapewnienie przejrzystości dokumentu i ochrona przed fałszowaniem jego treści.
Przykład
Jeżeli w protokole błędnie wpisano nazwisko, należy je poprawić tak, aby było widać pierwotny błędny zapis oraz prawidłową wersję, a nie usuwać go całkowicie.