System kancelaryjny to sposób wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce, czyli metoda rejestrowania, znakowania, prowadzenia i przechowywania spraw oraz dokumentów.
Nie należy mylić go z instrukcją kancelaryjną. Instrukcja kancelaryjna jest dokumentem regulującym zasady obiegu dokumentów, natomiast system kancelaryjny określa ogólny sposób prowadzenia spraw.
Przykładowe systemy kancelaryjne
W praktyce spotyka się m.in.:
- system tradycyjny – dokumentacja prowadzona jest głównie w postaci papierowej,
- system elektroniczny – podstawową formą prowadzenia spraw jest dokument elektroniczny,
- system mieszany – jednostka korzysta jednocześnie z dokumentacji papierowej i elektronicznej.
Znaczenie w pracy administracyjnej
System kancelaryjny wpływa na to, jak pracownik:
- rejestruje wpływające pisma,
- nadaje znak sprawy,
- przekazuje dokumenty do właściwych komórek organizacyjnych,
- prowadzi akta sprawy,
- przygotowuje dokumentację do archiwizacji.
Ważne rozróżnienie egzaminacyjne
Jeżeli pytanie dotyczy wszystkich kwestii związanych z obiegiem dokumentów, właściwą odpowiedzią jest zazwyczaj instrukcja kancelaryjna.
Jeżeli pytanie dotyczy ogólnego sposobu prowadzenia kancelarii, np. papierowo albo elektronicznie, chodzi o system kancelaryjny.