Kategorie archiwalne dokumentacji
Słownik kwalifikacji EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Kategorie archiwalne określają wartość dokumentacji oraz sposób jej dalszego przechowywania, brakowania albo przekazania do archiwum państwowego. Są nadawane dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Najważniejsze kategorie
- A – materiały archiwalne, czyli dokumentacja o trwałej wartości historycznej, prawnej, naukowej lub kulturowej. Przechowuje się ją wieczyście.
- B – dokumentacja niearchiwalna, przechowywana przez określony czas, np. B5 oznacza 5 lat przechowywania.
- Bc – dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, którą można brakować po utracie przydatności.
- BE – dokumentacja, która po określonym czasie podlega ekspertyzie archiwalnej; archiwum państwowe może zdecydować o zmianie jej kwalifikacji.
- BEs – dokumentacja wymagająca szczególnej ekspertyzy lub oceny ze względu na specyfikę sprawy.
Kategoria A a porządkowanie
Wewnętrzne porządkowanie dotyczy dokumentacji kategorii A, ponieważ materiały archiwalne muszą być przygotowane szczególnie starannie do trwałego przechowywania. Obejmuje to m.in. uporządkowanie pism wewnątrz teczki, usunięcie elementów metalowych, ułożenie dokumentów chronologicznie lub zgodnie z przebiegiem sprawy oraz właściwy opis jednostki archiwalnej.
Przykład egzaminacyjny
Jeżeli pytanie brzmi: „Której kategorii dokumentacji dotyczy wewnętrzne porządkowanie?”, poprawna odpowiedź to kategoria A.