Nadzór archiwalny
Słownik kwalifikacji EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Czym jest nadzór archiwalny?
Nadzór archiwalny to kontrola i opieka sprawowana przez właściwe archiwum państwowe nad postępowaniem z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych, zwłaszcza państwowych i samorządowych. Obejmuje on m.in. ocenę, czy dokumentacja jest prawidłowo klasyfikowana, kwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przechowywana zgodnie z przepisami.
Kto sprawuje nadzór?
W jednostkach państwowych i samorządowych nadzór nad właściwym klasyfikowaniem dokumentów na kategorie sprawuje właściwe miejscowo archiwum państwowe. Oznacza to archiwum państwowe odpowiednie dla siedziby lub obszaru działania danej jednostki.
Nie jest to zadanie wyłącznie dyrektora jednostki, kierownika archiwum zakładowego ani szefa komórki organizacyjnej. Osoby te odpowiadają za prawidłowe wykonywanie czynności w jednostce, ale nadzór zewnętrzny należy do archiwum państwowego.
Co obejmuje nadzór archiwalny?
Archiwum państwowe może m.in.:
- opiniować i zatwierdzać przepisy kancelaryjno-archiwalne,
- kontrolować stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
- sprawdzać prawidłowość kwalifikowania dokumentacji do kategorii A i B,
- nadzorować brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
- udzielać zaleceń pokontrolnych.
Znaczenie egzaminacyjne
W pytaniach egzaminacyjnych należy zapamiętać, że jeśli chodzi o nadzór nad klasyfikowaniem dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych, poprawną odpowiedzią jest: właściwe archiwum państwowe.