Porządkowanie teczek aktowych
Słownik kwalifikacji EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Porządkowanie teczek aktowych polega na takim ułożeniu dokumentacji, aby była kompletna, przejrzysta i gotowa do przechowywania lub przekazania do archiwum. Dotyczy to zwłaszcza materiałów archiwalnych kategorii A przekazywanych do archiwum państwowego.
Co obejmuje porządkowanie teczki?
Najczęściej obejmuje:
- sprawdzenie kompletności dokumentów,
- usunięcie elementów zbędnych, np. kopii roboczych, brudnopisów, spinaczy metalowych,
- ułożenie dokumentów w odpowiedniej kolejności,
- opisanie teczki zgodnie z wymaganiami,
- nadanie układu zgodnego z systemem kancelaryjnym.
Układ dokumentów w teczce
Sposób ułożenia dokumentów zależy od systemu kancelaryjnego. W systemie bezdziennikowym dokumenty układa się według kolejności spraw, a w obrębie każdej sprawy według dat. Oznacza to, że nie miesza się dokumentów wyłącznie tematycznie ani wyłącznie chronologicznie dla całej teczki.
Przykład
Jeżeli teczka zawiera trzy sprawy:
- sprawa 1/2024,
- sprawa 2/2024,
- sprawa 3/2024,
to najpierw układa się całość dokumentacji sprawy 1, potem sprawy 2, potem sprawy 3. Dopiero w ramach każdej sprawy porządkuje się pisma według dat.
Dlaczego to ważne?
Prawidłowy układ ułatwia odtworzenie przebiegu sprawy, kontrolę kompletności akt oraz późniejsze korzystanie z materiałów w archiwum.