Pytania pomocnicze - EKA.02

To system, w którym podstawą prowadzenia dokumentacji jest sprawa, a nie dziennik korespondencyjny. Pisma łączy się w sprawy i gromadzi w odpowiednich teczkach aktowych.

Należy je ułożyć w kolejności spraw, a w ramach każdej sprawy według dat dokumentów. Taki układ pozwala zachować logiczny przebieg spraw.

Podział tematyczny dotyczy raczej klasyfikowania dokumentacji do teczek według wykazu akt. Wewnątrz teczki w systemie bezdziennikowym decyduje kolejność spraw, a nie ogólny podział tematyczny.

Sprawa to zespół dokumentów dotyczących jednego konkretnego zagadnienia, które wymaga załatwienia. Wszystkie pisma związane z daną sprawą powinny być przechowywane razem.

Oznacza to, że dokumenty należące do jednej sprawy układa się chronologicznie. Dzięki temu można prześledzić przebieg załatwiania sprawy.

Kolejność spraw oznacza, że najpierw grupuje się dokumenty według spraw, np. sprawa 1, sprawa 2, sprawa 3. Dopiero wewnątrz każdej sprawy stosuje się układ chronologiczny.

Ułatwia kontrolę kompletności dokumentacji, zachowuje przebieg spraw i umożliwia sprawne korzystanie z materiałów archiwalnych. Nieuporządkowane akta mogą zostać zakwestionowane przy przekazaniu.

Znak akt służy do oznaczenia teczki aktowej i powiązania jej z komórką organizacyjną oraz symbolem klasyfikacyjnym z wykazu akt.

Zawiera symbol komórki organizacyjnej oraz symbol klasyfikacyjny, najczęściej rozdzielone kropką, np. UD.123.

Ponieważ zawiera rok po ukośniku, a taki element jest charakterystyczny raczej dla znaku sprawy, nie dla znaku akt.

Znak akt oznacza teczkę i klasę dokumentacji, natomiast znak sprawy identyfikuje konkretną sprawę i zwykle zawiera numer sprawy oraz rok.

Kolejność zapewnia jednolity sposób oznaczania dokumentacji. Najpierw podaje się symbol komórki organizacyjnej, a następnie symbol klasyfikacyjny.

Symbol klasyfikacyjny pochodzi z jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej.

To dokumentacja mająca trwałą wartość historyczną, naukową, prawną lub kulturową. Materiały archiwalne wchodzą do narodowego zasobu archiwalnego i podlegają szczególnej ochronie.

Może to być m.in. pracownik archiwum, osoba prowadząca archiwum zakładowe lub inna osoba odpowiedzialna za przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji.

Ponieważ materiały archiwalne są dobrem publicznym i mogą mieć nieodwracalną wartość dla historii, administracji, obywateli oraz nauki. Ich zniszczenie powoduje trwałą utratę informacji.

Nie. W przypadku świadomego niszczenia przez osobę zobowiązaną do ochrony ustawa przewiduje odpowiedzialność karną, w tym karę pozbawienia wolności do 3 lat.

Podstawowym aktem prawnym jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Odpowiedzialność pracownicza obejmuje np. naganę lub zwolnienie. Odpowiedzialność karna wynika z przepisów prawa karnego lub ustaw szczególnych i może skutkować m.in. pozbawieniem wolności.