Pytania pomocnicze - EKA.02

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. należy robić to codziennie.

Zbyt wysoka wilgotność sprzyja pleśni i niszczeniu papieru, a zbyt niska powoduje jego kruchość i łamliwość.

Najczęściej stosuje się termohigrometry lub elektroniczne rejestratory temperatury i wilgotności.

W zapisie powinny znaleźć się co najmniej data pomiaru, temperatura, wilgotność oraz informacja, kto dokonał kontroli.

Zbyt wysoka temperatura przyspiesza starzenie się papieru i innych nośników oraz może pogarszać ich trwałość.

Nie. Warunki trzeba monitorować systematycznie, ponieważ niebezpieczne są także wahania temperatury i wilgotności w czasie.

Polega na przypisaniu dokumentacji do właściwych haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt oraz nadaniu jej odpowiedniej kategorii archiwalnej, np. A lub B.

Archiwum państwowe odpowiada za ochronę państwowego zasobu archiwalnego i kontroluje, czy jednostki prawidłowo postępują z dokumentacją mającą wartość historyczną lub dowodową.

Kierownik jednostki odpowiada organizacyjnie za prawidłowe wykonywanie czynności kancelaryjno-archiwalnych w jednostce, ale nie zastępuje zewnętrznego nadzoru archiwum państwowego.

Kategoria A oznacza materiały archiwalne przechowywane wieczyście. Kategoria B oznacza dokumentację niearchiwalną przechowywaną przez określony czas, np. B5, B10 lub B50.

To archiwum państwowe, które ze względu na obszar działania lub siedzibę jednostki sprawuje nad nią nadzór archiwalny.

Jednolity rzeczowy wykaz akt wskazuje symbole klasyfikacyjne, hasła rzeczowe i kategorie archiwalne, według których jednostka porządkuje i kwalifikuje dokumentację.

Rok 1795 to data III rozbioru Polski i upadku Rzeczypospolitej Obojga Narodów. Dokumenty sprzed tej daty zalicza się często do zasobu dawnego, właściwego m.in. dla AGAD.

Należy wskazać Archiwum Główne Akt Dawnych. Przechowuje ono materiały dotyczące dawnych władz i urzędów państwowych sprzed 1795 roku.

AGAD przechowuje głównie akta dawne, zwłaszcza sprzed 1795 roku. Archiwum Akt Nowych gromadzi przede wszystkim dokumentację centralnych władz i instytucji z okresu nowszego, głównie XX wieku.

Nie w tym kontekście. Archiwum Państwowe w Warszawie ma znaczenie głównie dla dokumentacji regionalnej Warszawy i Mazowsza, natomiast akta dawnych władz centralnych przechowuje AGAD.

Z AGAD można kojarzyć akta królewskie, sejmowe, sądowe, skarbowe, księgi grodzkie i ziemskie oraz dokumenty dawnej administracji państwowej.

Hasło pomocnicze: „akta dawne sprzed rozbiorów = AGAD”. Jeśli pytanie dotyczy dokumentów publicznych sprzed 1795 roku, należy wybrać Archiwum Główne Akt Dawnych.

To system, w którym podstawą prowadzenia dokumentacji jest sprawa, a nie dziennik korespondencyjny. Pisma łączy się w sprawy i gromadzi w odpowiednich teczkach aktowych.

Należy je ułożyć w kolejności spraw, a w ramach każdej sprawy według dat dokumentów. Taki układ pozwala zachować logiczny przebieg spraw.

Podział tematyczny dotyczy raczej klasyfikowania dokumentacji do teczek według wykazu akt. Wewnątrz teczki w systemie bezdziennikowym decyduje kolejność spraw, a nie ogólny podział tematyczny.

Sprawa to zespół dokumentów dotyczących jednego konkretnego zagadnienia, które wymaga załatwienia. Wszystkie pisma związane z daną sprawą powinny być przechowywane razem.

Oznacza to, że dokumenty należące do jednej sprawy układa się chronologicznie. Dzięki temu można prześledzić przebieg załatwiania sprawy.

Kolejność spraw oznacza, że najpierw grupuje się dokumenty według spraw, np. sprawa 1, sprawa 2, sprawa 3. Dopiero wewnątrz każdej sprawy stosuje się układ chronologiczny.

Ułatwia kontrolę kompletności dokumentacji, zachowuje przebieg spraw i umożliwia sprawne korzystanie z materiałów archiwalnych. Nieuporządkowane akta mogą zostać zakwestionowane przy przekazaniu.

To materiały archiwalne posiadające trwałą wartość historyczną, prawną, naukową lub kulturową. Przechowuje się je wieczyście.

Ponieważ dokumentacja kategorii A jest przeznaczona do trwałego przechowywania i musi być przygotowana szczególnie starannie. Ma zachować wartość dowodową i informacyjną przez wiele lat.

Kategoria A oznacza materiały archiwalne przechowywane wieczyście. Kategoria B oznacza dokumentację niearchiwalną przechowywaną tylko przez określony czas.

B5 oznacza dokumentację niearchiwalną, którą należy przechowywać przez 5 lat. Po upływie tego okresu może zostać przeznaczona do brakowania, jeśli przepisy na to pozwalają.

Bc oznacza dokumentację o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. Może być zniszczona po utracie przydatności, bez długiego okresu przechowywania.

Polega na uporządkowaniu dokumentów wewnątrz teczki, np. według chronologii lub przebiegu sprawy, usunięciu zbędnych kopii i elementów metalowych oraz przygotowaniu akt do przechowywania.

Akta układa się w logicznym ciągu, zwykle od lewej do prawej strony półki, a następnie przechodzi się na kolejną półkę niżej.

Ciągłość sygnatur ułatwia szybkie odnalezienie akt i zmniejsza ryzyko pomyłek podczas udostępniania, kontroli oraz skontrum.

Topografia magazynu to opis rozmieszczenia dokumentacji w przestrzeni magazynowej, np. według regałów, półek, ciągów i sygnatur.

Najczęstsze błędy to układanie dokumentacji bez zachowania kolejności, mieszanie zespołów lub spisów oraz brak zgodności między ewidencją a miejscem przechowywania.

Porządkowanie teczek dotyczy przygotowania i uporządkowania samej dokumentacji, a układanie akt w magazynie dotyczy fizycznego rozmieszczenia gotowych jednostek na półkach.

Pomagają sygnatury, numery spisów zdawczo-odbiorczych, oznaczenia regałów, półek, rzędów oraz opisy pudeł i teczek.

Fartuch chroni odzież przed kurzem i zabrudzeniami oraz ogranicza przenoszenie zanieczyszczeń na dokumentację. Jest podstawową barierą higieniczną podczas pracy z aktami.

Nie. Gogle mogą być stosowane w szczególnych warunkach, np. przy dużym zapyleniu, ale nie są podstawowym środkiem ochrony dla każdego wchodzącego do magazynu archiwalnego.

Osuszacz jest urządzeniem technicznym służącym do regulacji wilgotności powietrza. Nie jest noszony przez pracownika i nie chroni bezpośrednio ciała osoby wchodzącej do archiwum.

Rękawiczki stosuje się przy pracy z dokumentacją zabrudzoną, zniszczoną, skażoną biologicznie lub szczególnie wrażliwą. Chronią zarówno pracownika, jak i akta.

Najczęstsze zagrożenia to kurz, pył, pleśń, zabrudzenia oraz możliwość kontaktu z uszkodzoną dokumentacją. Dlatego stosuje się odpowiednie środki ochrony i zasady higieny pracy.

Nie. Hełm stosuje się głównie tam, gdzie istnieje ryzyko urazów głowy, np. na budowie. W typowym magazynie archiwalnym podstawowym środkiem ochrony jest fartuch.

Znak akt służy do oznaczenia teczki aktowej i powiązania jej z komórką organizacyjną oraz symbolem klasyfikacyjnym z wykazu akt.

Zawiera symbol komórki organizacyjnej oraz symbol klasyfikacyjny, najczęściej rozdzielone kropką, np. UD.123.

Ponieważ zawiera rok po ukośniku, a taki element jest charakterystyczny raczej dla znaku sprawy, nie dla znaku akt.

Znak akt oznacza teczkę i klasę dokumentacji, natomiast znak sprawy identyfikuje konkretną sprawę i zwykle zawiera numer sprawy oraz rok.

Kolejność zapewnia jednolity sposób oznaczania dokumentacji. Najpierw podaje się symbol komórki organizacyjnej, a następnie symbol klasyfikacyjny.

Symbol klasyfikacyjny pochodzi z jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej.

To dokumentacja mająca trwałą wartość historyczną, naukową, prawną lub kulturową. Materiały archiwalne wchodzą do narodowego zasobu archiwalnego i podlegają szczególnej ochronie.

Może to być m.in. pracownik archiwum, osoba prowadząca archiwum zakładowe lub inna osoba odpowiedzialna za przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji.

Ponieważ materiały archiwalne są dobrem publicznym i mogą mieć nieodwracalną wartość dla historii, administracji, obywateli oraz nauki. Ich zniszczenie powoduje trwałą utratę informacji.

Nie. W przypadku świadomego niszczenia przez osobę zobowiązaną do ochrony ustawa przewiduje odpowiedzialność karną, w tym karę pozbawienia wolności do 3 lat.

Podstawowym aktem prawnym jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Odpowiedzialność pracownicza obejmuje np. naganę lub zwolnienie. Odpowiedzialność karna wynika z przepisów prawa karnego lub ustaw szczególnych i może skutkować m.in. pozbawieniem wolności.

To oznaczenie teczki wynikające z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Służy do identyfikacji grupy dokumentów zgromadzonych w danej teczce.

Znak teczki dotyczy całej teczki i jej klasy rzeczowej. Znak sprawy odnosi się do konkretnej sprawy prowadzonej w ramach tej teczki.

Oznacza kategorię archiwalną dokumentacji. Symbol B10 wskazuje, że dokumentację należy przechowywać przez 10 lat, a po tym okresie można ją brakować za zgodą archiwum państwowego, jeśli przepisy tego wymagają.

Na okładce umieszcza się m.in. nazwę jednostki i komórki organizacyjnej, znak teczki, kategorię archiwalną, tytuł teczki oraz daty skrajne dokumentacji.

Ułatwia klasyfikowanie, wyszukiwanie i porządkowanie dokumentacji. Pozwala też powiązać teczkę z właściwą pozycją w wykazie akt.

Nie. Data zniszczenia akt nie jest standardowym elementem wpisywanym w polu znaku teczki. O ewentualnym zniszczeniu dokumentacji decyduje procedura brakowania.