Spis spraw
Słownik kwalifikacji EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Co to jest spis spraw?
Spis spraw to podstawowa pomoc kancelaryjna służąca do rejestrowania spraw prowadzonych w danej komórce organizacyjnej. Stosuje się go przede wszystkim w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, gdzie rejestruje się nie każde pismo osobno, lecz całą sprawę.
Jakie informacje zawiera spis spraw?
W spisie spraw umieszcza się dane pozwalające zidentyfikować i śledzić przebieg sprawy, m.in.:
- oznaczenie roku kalendarzowego,
- oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej,
- symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt,
- numer kolejny sprawy,
- krótki opis sprawy,
- datę wszczęcia i zakończenia sprawy,
- informacje o piśmie wpływającym, np. nadawca, data pisma, znak pisma,
- ewentualne uwagi.
Na podstawie spisu spraw często tworzy się znak sprawy, który identyfikuje daną sprawę w dokumentacji.
Czego nie wpisuje się do spisu spraw?
Do spisu spraw nie wpisuje się daty zniszczenia dokumentacji. Taka informacja dotyczy późniejszego etapu postępowania z aktami, czyli brakowania dokumentacji niearchiwalnej po upływie okresu przechowywania.
Data zniszczenia może pojawić się w dokumentach związanych z brakowaniem, np. w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia lub w protokole zniszczenia, ale nie w spisie spraw.
Najważniejsze do egzaminu
Spis spraw służy do rejestracji i kontroli toku sprawy. Nie jest narzędziem ewidencji niszczenia akt. Dlatego poprawna odpowiedź w pytaniu brzmi: daty zniszczenia dokumentacji.