Sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego
Słownik kwalifikacji EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego to okresowy raport informujący o stanie i pracy archiwum zakładowego w danej jednostce organizacyjnej. Dotyczy roku sprawozdawczego, czyli roku, za który archiwum podsumowuje swoją działalność.
Termin przekazania
Jeden egzemplarz sprawozdania należy przekazać do dnia 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym.
Przykład: sprawozdanie za 2025 r. należy wysłać najpóźniej do 31 marca 2026 r.
Adresat sprawozdania
Sprawozdanie wysyła się do dyrektora właściwego archiwum państwowego. Nie przesyła się go bezpośrednio do ministra kultury, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych ani do wewnętrznego działu sprawozdawczego.
Co zwykle obejmuje sprawozdanie?
W sprawozdaniu mogą znaleźć się informacje o:
- ilości dokumentacji przejętej do archiwum zakładowego,
- stanie uporządkowania zasobu,
- brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej,
- przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
- warunkach przechowywania akt,
- problemach organizacyjnych lub lokalowych archiwum.
Znaczenie egzaminacyjne
W pytaniach egzaminacyjnych najważniejsze są trzy elementy: termin, liczba egzemplarzy i adresat. Należy zapamiętać formułę: do 31 marca wysyła się jeden egzemplarz sprawozdania do dyrektora właściwego archiwum państwowego.