System kancelaryjny bezdziennikowy

System kancelaryjny bezdziennikowy to sposób rejestrowania i prowadzenia spraw, w którym nie stosuje się dziennika korespondencyjnego jako podstawowego narzędzia ewidencji pism. Najważniejszą jednostką organizacyjną dokumentacji jest sprawa, a dokumenty gromadzi się w teczkach aktowych zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

Cechy systemu bezdziennikowego

• dokumenty są łączone w sprawy, a nie tylko rejestrowane kolejno według wpływu,
• każda sprawa otrzymuje znak sprawy,
• sprawy prowadzi się w ramach odpowiednich haseł klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• pisma dotyczące tej samej sprawy trafiają do jednej teczki lub części teczki.

Porządkowanie dokumentów w teczce

W systemie bezdziennikowym materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego powinny być ułożone:

1. w kolejności spraw, czyli według numerów spraw prowadzonych w danej teczce,
2. w ramach każdej sprawy chronologicznie, czyli według dat pism.

Przykład: najpierw dokumenty sprawy nr 1, potem sprawy nr 2, następnie nr 3 itd. W obrębie sprawy pisma układa się od najwcześniejszego do najpóźniejszego albo zgodnie z przyjętą instrukcją kancelaryjną.

Znaczenie egzaminacyjne

Jeżeli pytanie dotyczy dokumentacji prowadzonej w systemie bezdziennikowym, kluczowe jest zapamiętanie zasady: najpierw kolejność spraw, potem daty w obrębie sprawy.