Udostępnianie dokumentacji
Słownik kwalifikacji EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Udostępnianie dokumentacji to przekazywanie akt lub umożliwianie wglądu do nich osobom uprawnionym. W archiwum zakładowym dokumentacja może być udostępniana pracownikom jednostki organizacyjnej oraz, w określonych przypadkach, osobom spoza organizacji.
Zasada udostępniania osobom spoza organizacji
Aby osoba spoza jednostki organizacyjnej mogła uzyskać dostęp do dokumentacji, konieczna jest zgoda dyrektora jednostki organizacyjnej lub osoby przez niego upoważnionej. Nie wystarcza decyzja pracownika kancelarii ani kierownika archiwum zakładowego, jeśli nie posiada on odpowiedniego upoważnienia.
Dlaczego wymagana jest zgoda dyrektora?
Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym może zawierać informacje chronione, np.:
- dane osobowe,
- informacje finansowe,
- tajemnice przedsiębiorstwa lub jednostki,
- informacje służbowe,
- dokumentację dotyczącą spraw pracowniczych.
Dyrektor jednostki odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie organizacji i ochronę jej dokumentacji, dlatego to on decyduje o udostępnieniu akt osobom zewnętrznym.
Formy udostępniania dokumentacji
Dokumentację można udostępnić przez:
- wgląd do akt na miejscu,
- wykonanie kopii,
- wypożyczenie akt w uzasadnionych przypadkach,
- przekazanie informacji wynikających z dokumentacji.
Każde udostępnienie powinno być odnotowane, np. w rejestrze udostępnień lub na karcie udostępnienia akt.
Ważne na egzaminie
Jeżeli pytanie dotyczy dostępu do dokumentacji dla osób spoza organizacji, poprawną odpowiedzią jest zwykle zgoda dyrektora jednostki organizacyjnej. Kierownik archiwum zakładowego wykonuje czynności związane z udostępnianiem, ale nie zawsze samodzielnie podejmuje decyzję o dostępie dla osób zewnętrznych.