Układ akt w magazynie archiwalnym

Układ akt w magazynie archiwalnym to sposób rozmieszczenia teczek, pudeł i innych jednostek archiwalnych na regałach. Ma umożliwiać szybkie odnalezienie dokumentacji, zachowanie ciągłości sygnatur oraz bezpieczne przechowywanie akt.

Prawidłowa zasada układania

Akta układa się zazwyczaj:

• od lewej do prawej strony półki,
• następnie przechodzi się na kolejną półkę niżej,
• zachowując ciągłość sygnatur, numerów spisów zdawczo-odbiorczych albo innego przyjętego systemu ewidencyjnego.

Oznacza to, że jednostki archiwalne powinny tworzyć logiczny ciąg, podobny do układu książek na półce. Nie stosuje się przypadkowego układania, przeskakiwania między regałami ani prowadzenia ciągu pionowo w górę lub w dół, jeżeli zaburza to porządek ewidencyjny.

Dlaczego jest to ważne?

Prawidłowe rozmieszczenie akt pozwala:

• szybko odnaleźć potrzebną teczkę lub pudło,
• ograniczyć ryzyko zagubienia dokumentacji,
• zachować zgodność między ewidencją a miejscem przechowywania,
• sprawnie przeprowadzać skontrum i kontrolę zasobu,
• racjonalnie wykorzystać przestrzeń magazynową.

Ważne pojęcia

• Regał – mebel magazynowy przeznaczony do przechowywania akt.
• Półka – pozioma część regału, na której układa się dokumentację.
• Sygnatura – znak identyfikacyjny jednostki archiwalnej, pomagający ją odszukać.
• Topografia magazynu – opis rozmieszczenia akt w magazynie, np. według regałów, półek i ciągów.

Przykład

Jeżeli pudła mają sygnatury od 1 do 20, to układa się je kolejno: najpierw na górnej półce od lewej do prawej, potem na następnej półce niżej również od lewej do prawej. Taki układ odpowiada prawidłowemu schematowi ciągłego rozmieszczenia akt.