Znak akt

Co to jest znak akt?

Znak akt to oznaczenie teczki aktowej, które pozwala jednoznacznie powiązać dokumentację z właściwą komórką organizacyjną oraz symbolem klasyfikacyjnym z wykazu akt.

W praktyce znak akt pomaga ustalić, gdzie dana dokumentacja powstała i do jakiej grupy rzeczowej należy. Jest stosowany m.in. przy opisywaniu teczek, porządkowaniu dokumentacji i przekazywaniu akt do archiwum zakładowego.

Poprawna budowa znaku akt

Typowy zapis znaku akt ma postać:

symbol komórki organizacyjnej.symbol klasyfikacyjny

Przykład:

UD.123

Gdzie:
- UD – symbol komórki organizacyjnej,
- 123 – symbol klasyfikacyjny wynikający z jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Czego nie dodaje się do znaku akt?

Do znaku akt nie należy dopisywać elementów charakterystycznych dla innych oznaczeń, np.:
- roku po ukośniku, np. UD.123/2015,
- odwróconej kolejności, np. 123.UD,
- przypadkowych dodatkowych liter lub znaków, np. UD.123.0P.

Znak akt a znak sprawy

Znak akt nie jest tym samym co znak sprawy. Znak sprawy zwykle zawiera więcej elementów, np. numer sprawy i rok. Znak akt służy głównie do oznaczenia teczki i klasy dokumentacji, dlatego jego zapis jest krótszy.

Najważniejsza zasada

Poprawny znak akt powinien być prosty, zgodny z wykazem akt i zapisany w ustalonej kolejności: najpierw symbol komórki organizacyjnej, potem symbol klasyfikacyjny.