Znak teczki aktowej

Znak teczki aktowej to oznaczenie nadawane teczce na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt. Umieszcza się go na okładce teczki aktowej, zwykle obok lub nad kategorią archiwalną, np. Kat. B10.

Znak teczki pozwala szybko ustalić, do jakiej grupy rzeczowej należą dokumenty znajdujące się w teczce. Jest więc elementem identyfikacyjnym teczki, a nie pojedynczej sprawy.

Co zawiera znak teczki?

Najczęściej znak teczki składa się z:

• symbolu komórki organizacyjnej lub jednostki,
• hasła klasyfikacyjnego wynikającego z wykazu akt,
• symbolu klasy z wykazu akt.

Przykładowo, dla dokumentacji dotyczącej pełnomocnictw znak teczki może odpowiadać symbolowi klasy przypisanej w wykazie akt do hasła „Pełnomocnictwa”.

Gdzie wpisuje się znak teczki?

Na opisie teczki aktowej znak teczki wpisuje się w wyznaczonym polu, zwykle w górnej części okładki. Obok niego często znajduje się kategoria archiwalna, np. B10, która informuje, jak długo należy przechowywać dokumentację.

Czego nie należy mylić?

Znaku teczki aktowej nie należy mylić ze znakiem sprawy. Znak sprawy dotyczy konkretnej sprawy prowadzonej w jednostce, natomiast znak teczki odnosi się do całej teczki obejmującej dokumenty z określonego zakresu rzeczowego.