Przekazywanie dokumentów elektronicznych do archiwum państwowego
Słownik kwalifikacji EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Dokumenty elektroniczne stanowiące materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego po 10 latach od daty ich utworzenia. Jest to termin istotny w kwalifikacji EKA.03, ponieważ dotyczy postępowania z dokumentacją mającą trwałą wartość historyczną, prawną lub dowodową.
Co oznacza termin 10 lat?
Termin liczy się od daty utworzenia dokumentu elektronicznego, a nie od daty jego wydrukowania, skopiowania czy przeniesienia na inny nośnik. Po upływie tego okresu dokumentacja powinna zostać przygotowana do przekazania do archiwum państwowego.
Jakie dokumenty podlegają przekazaniu?
Do archiwum państwowego przekazuje się przede wszystkim dokumentację elektroniczną zaliczoną do materiałów archiwalnych, czyli dokumentację kategorii A. Nie dotyczy to zwykłej dokumentacji czasowej kategorii B, która po upływie okresu przechowywania może zostać brakowana zgodnie z przepisami.
Na co trzeba zwrócić uwagę?
Przed przekazaniem dokumentów elektronicznych należy zadbać o:
- kompletność dokumentacji,
- zachowanie czytelności i integralności plików,
- właściwy opis metadanych,
- uporządkowanie zgodne z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi,
- przekazanie dokumentów w uzgodnionej formie technicznej.
Najważniejsze do zapamiętania
W pytaniach egzaminacyjnych często pojawia się konkretna liczba lat. Dla dokumentów elektronicznych przekazywanych do archiwum państwowego prawidłowa odpowiedź to: po 10 latach od daty utworzenia.